Не все работники стремятся перейти на электронные вариант трудовой книжки, многие продолжают оставаться сторонниками ведения бумажных книжек. И если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляется вкладыш. Его нужно вести в том же порядке, что и трудовую книжку. Вот на какие моменты мы обратили внимание при работе с "книжным" вкладышем.
Нормативное регулирование
Оформление вкладыша в трудовую книжку регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н:
"VI. Вкладыш в трудовую книжку
32. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, который является ее неотъемлемой частью, оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
33. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.
Указанную запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). В случае если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша".
Верная ли форма вкладыша
На сегодняшний день работникам правомерно могут оформляться вкладыши образца 2021 и 2003 годов, последние - в случае, если их бланки остались у работодателей с былых времен. Это не является ошибкой.
Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н были утверждены формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250 "Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства РФ и отдельных положений некоторых актов Правительства РФ" (п. 3) установлено:
"...трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 г.;
имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока".
Вшивать ли вкладыш в трудовую книжку
До сентября 2021 года вкладыши в трудовые книжки всегда вшивались, поэтому иногда если работники видят невшитый вкладыш, то упрекают кадровика в нарушении порядка. Здесь ситуация следующая.
Если вкладыш был заведен до вступления в силу Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (до 01.09.2021), то он должен быть вшит. Ранее этой даты действовали Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (утратили силу с 01.09.2021). Они предусматривали вшивание вкладыша.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, не предусматривает вшивания. В нем сказано, что "трудовая книжка дополняется вкладышем, который является ее неотъемлемой частью". То есть если заведенный после 01.09.2021 вкладыш будет вложен в трудовую книжку — это не ошибка.
В то же время вшивать вкладыши в трудовые книжки сейчас не запрещено.
Принимать ли от работников вкладыши без трудовой книжки
Ошибочной является практика, при которой от работника при приеме на работу принимают только вкладыш, но не требуют представить трудовую книжку.
Иногда так поступают, полагая, что актуальные сведения есть во вкладыше, а в трудовой книжке информация уже старая, ненужная. А иногда - в случаях, когда работник потерял трудовую книжку.
Вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки. "Разлучать" трудовую книжку и вкладыш нельзя. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 32 Приказа 302н). Если работник потерял трудовую книжку, а вкладыш осталась у него на руках, то, несмотря на наличие оттисков печатей и подписей уполномоченных лиц работодателей во вкладыше, он будет являться недействительным. Утраченная трудовая книжка может быть восстановлена путем оформления дубликата.
Забыли в трудовой книжке сделать отметку о выдаче вкладыша
Иногда кадровик забывает сделать в трудовой книжке отметку о выдаче вкладыша либо делает ее в ненадлежащем месте. Это является нарушением.
Порядком ведения и хранения трудовых книжек предусмотрено, что при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке нужно:
- поставить штамп с надписью "Выдан вкладыш",
- указать в оттиске штампа серию и номер вкладыша.
Указанную запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (страница 1 трудовой книжки). Когда заводится несколько вкладышей, места на титульном листе трудовой книжке может не остаться. Тогда запись о выдаче последующего вкладыша делается на титульном листе первого вкладыша.
Иногда кадровики вместо проставления штампа просто делают ручкой запись на титульном листе трудовой книжки: "Выдан вкладыш...". Однако нормативными актами такой вариант не предусмотрен. Поэтому советуем приобрести штамп и пользоваться им, как это предписано Порядком.
Разорванная запись
Если вкладыш заводится на новой работе, потому что места в трудовой книжке не осталось, то записи в нем начнутся с записи о приеме на работу, перед которой логично будет находиться заголовок (наименование работодателя).
Но зачастую место в трудовой книжке заканчивается после записи о приеме на работу или какой-то последующей записи. Тогда получается, что во вкладыше первой будет запись не о приеме, а, например, о переводе на другую работу. Проставление заголовка перед такой записью нормативно не предусмотрено.
Будет ли ошибкой отсутствие заголовка (наименование работодателя) перед записями во вкладыше? В рассматриваемом случае - нет. Вкладыш — это часть, продолжение трудовой книжки. Заголовок должен указываться при открытии нового блока записей (перед записью о приеме на работу), однако при внесении записи о переводе во вкладыше не открывается новый блок записей, а продолжается старый.
Когда полная запись о работе не помещается в трудовой книжке (место заканчивается на середине фразы), некоторые кадровики не решаются продолжать запись во вкладыше, а начинают ее заново. Это неверный подход. Запись надо продолжать. Опять же по той причине, что вкладыш является продолжением трудовой книжки, ее неотъемлемой частью (п. 32 Приказа 302н).
Переносить ли сведения о трудовой деятельности во вкладыш
В трудовую книжку в раздел о награждениях были ошибочно внесены записи о трудовой деятельности. Каким образом корректно внести исправления в раздел трудовой книжки "Сведения о награждении" и записи во вкладыш трудовой книжки об исправлениях?
Записи, внесенные в раздел "Сведения о награждении", признаются недействительными, для новой используется следующий порядковый номер после последней ошибочной записи в этот раздел. Во вкладыш исправительные и последующие записи вносятся под номерами, которые продолжают нумерацию раздела трудовой книжки "Сведения о работе".
Заводить ли четвертый вкладыш к трудовой книжке
Можно, поскольку нормативно не установлено ограничений по количеству оформляемых вкладышей к трудовой книжке. Отсутствуют прямое нормативное регулирование, судебная практика и официальные разъяснения ведомственных органов.
Делает ли "лишний" вкладыш трудовую книжку недействительной
При приеме на работу сотрудник принес трудовую книжку, в которой есть вкладыш с записями, хотя сама трудовая книжка еще не заполнена до конца. Нужно делать дубликат книжки, чтобы она была без ненужного вкладыша?
Дубликат трудовой книжки делать не нужно. Записи в трудовой книжке читаемы, ее листы не испорчены, в ней нет записей об увольнении или переводе на другую работу, признанных недействительными. Поэтому дубликат не понадобится.
Продолжайте вести трудовую книжку, последовательно заполняя листы вкладыша.
Потеря и порча вкладыша
Работодатель обязан обеспечить надлежащее хранение трудовых книжек и вкладышей, но, иногда по каким-то причинам (вследствие коммунальных аварий, пожара и т.д. на территории работодателя) они приходят в негодность. Поскольку вкладыш "оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка", то в случае, если вкладыш придет в негодность (будет порван, испачкан и т.п.), поступать надо так же, как в случае порчи трудовой книжки, - оформлять дубликат.
Дубликат вкладыша оформляется по тем же правилам, что и дубликат трудовой книжки (п. 27 - 31 Приказа 302н). Дубликат оформляется и при потере вкладыша.
С уважением,
Специалисты Линии консультаций
Статью подготовила:
Новосёлова С.Л.
Руководитель Линии консультаций
20.04.2026
