Вопрос: Сколько в организации должно быть журналов регистрации уведомлений ? В настоящее время работникам выдаются разные виды уведомлений - о привлечении к работе в выходной день, об изменении существенный условий трудового договора, о сокращении и пр.?
Ответ:
Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы.
Уведомления, направляемые юридическим лицам и гражданам, не работающим в организации. Такие уведомления оформляются на бланке письма организации и регистрируются в журнале исходящих документов.
Уведомления, направляемые работникам организации. Для оформления таких уведомлений работодателем может быть самостоятельно разработан бланк уведомления. Предусмотренной законом формы журнала регистрации уведомлений и предложений работникам нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие и сколько журналов заводить для регистрации различных уведомлений, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф обычно отличается.
Журнал регистрации состоит из титульного листа и содержательной части в виде таблицы. На титульном листе указывается наименование организации, наименование журнала и дата начала и окончания ведения журнала. В табличной части содержатся следующие сведения:
- порядковый номер записи;
- наименование документа (если в журнале регистрируются различные уведомления и предложения);
- дата и регистрационный номер;
- должность и данные кадрового специалиста, регистрирующего уведомление;
- дата вручения уведомления работнику;
- фамилия, имя, отчество, должность работника, которому вручено уведомление;
- структурное подразделение, в котором трудится работник;
- расписка работника в получении документа (подпись и дата);
- краткое содержание уведомления;
- другая необходимая работодателю информация.
Журнальная форма регистрации документов является самой старинной формой, однако до настоящего времени не потеряла актуальность, т.к. позволяет компактно сгруппировать все данные о регистрации в одном или нескольких журналах. Кроме того, из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Журналы регистрации документов могут оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Согласно общим правилам делопроизводства журналы регистрации документов ведутся по порядку в рамках одного календарного года. Таким образом, в новом календарном году документы следует регистрировать заново, то есть с № 1. При небольшом объеме документов допускается ведение журнала до его окончания. В этом случае следует отделить чертой записи о регистрации года, который завершился, написать заголовок с номером вновь наступившего календарного года и продолжить записи. Порядковая нумерация записей - сквозная, с 1 до окончания журнала, а нумерация самих регистрируемых документов в новом календарном году начинается с №1.
20.09.2017
