Вопрос:
Запрос бывшего работника о предоставлении документов, связанных с работой, подано по электронной почте. Обязаны ли мы отвечать на этот запрос? В какой срок?
Ответ:
В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель по заявлению работника (в том числе бывшего) обязан в течение трех рабочих дней предоставить ему копии документов, связанные с работой. Согласно разъяснениям контролирующих органов, если в компании введен кадровый электронный документооборот, то работник вправе запросить такие копии и через электронную почту. Если в компании не введен электронный документооборот, по необходимо письменное заявление работника на предоставление копий документов.
Обоснование:
Статьей 62 ТК РФ установлены основания и порядок выдачи работнику документов, связанных с работой, и их копий. По смыслу взаимосвязанных положений статьи 2 ТК РФ о регулировании Трудовым кодексом РФ трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений и статьи 62 данного кодекса, правом получения от работодателя документов, связанных с работой, либо их надлежащим образом заверенных копий также обладают и работники, с которыми трудовые отношения были прекращены.
При этом из приведенных положений Трудового кодекса РФ следует, что законом на работодателя возложена обязанность выдать работнику безвозмездно по его письменному заявлению документы, связанные с работой, или их надлежащим образом заверенные копии и установлен срок для выполнения этой обязанности, а именно: документы или их надлежащим образом заверенные копии должны быть выданы работодателем работнику не позднее трех рабочих дней с момента получения от работника соответствующего заявления. Перечень подлежащих выдаче работнику документов, изложенный в статье 62 Трудового кодекса РФ, исчерпывающим не является.
Помимо названных в статье 62 Трудового кодекса РФ документов работодатель по письменному требованию работника обязан выдать ему и другие документы, связанные с работой. При этом работник не обязан обосновывать причину нуждаемости в этих копиях документов, связанных с работой. (Определение Первого КСОЮ от 10.07.2023 по делу N 88-22008/2023, Определение Четвертого КСОЮ от 29.02.2024 по делу N 88-5273/2024
В силу части 10 статьи 22.3 ТК РФ заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий (статья 62 ТК РФ) работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу "Работа в России" при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота.
Порядок применения соответствующего вида электронной подписи предусмотрен положениями статьи 22.3 ТК РФ. Работодатель обязан предоставить работнику документы, связанные с работой, или их заверенные надлежащим образом копии не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче таких документов.
Порядок исчисления сроков установлен статьей 14 ТК РФ. Так, течение сроков, с которыми ТК РФ связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей (часть 1 статьи 14 ТК РФ).
Соответственно, трехдневный срок для выдачи документов начинается со дня подачи заявления.
