Вопрос: Какие документы не могут быть подписаны в КЭДО: прием (трудовой договор), увольнение или абсолютно все? Возможно ли совмещение КЭДО и бумажного электронного документооборота, например, отпуска в КЭДО/ а прием и увольнение бумажные?
Ответ: Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (КЭДО) понимаются создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Такой документооборот касается документов, которые согласно трудовому законодательству оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу), необходимо ознакомить в письменной форме (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ).
При этом он не распространяется (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
- на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Если работодатель не перешел на электронный кадровый документооборот, то все кадровые документы должны подписываться собственноручно уполномоченным лицом. Законодательством не предусмотрена возможность "смешанного" подписания электронных документов.
Электронные кадровые документы работодатель и работник подписывают электронной подписью. Для трудовых договоров, уведомлений об их изменении, договоров о материальной ответственности и приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю нужна квалифицированная подпись, работнику - неквалифицированная. Для остальных документов работодателю достаточно неквалифицированной подписи, работнику - простой. Если у работника нет электронной подписи, ее должен оформить работодатель (ст. 22.3 ТК РФ).
