О подтверждении расходов на такси

Описание ситуации:

Работники нашей организации осуществляют поездки по служебным поручениям из офиса на такси при заказе через Интернет и мобильные приложения.

Вопрос:

Какие документы необходимо оформить, чтобы учесть в расходах по налогу на прибыль такие поездки?

Ответ:

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Расходы на проезд в такси подтверждаются кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчетности (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112).

Помимо документальной подтвержденности расходов у организации должно иметься экономическое обоснование использования работниками такси. В качестве такового может выступать письменное заявление работника с обоснованием использования такси и указанием маршрута поездки, который свидетельствует о ее производственном характере.

Возмещение работнику расходов на проезд в такси по служебным поручениям (в размере фактических расходов, подтвержденных документально) учитывается при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом, по мнению Минфина России, организация вправе отнести в состав расходов затраты, связанные с перевозкой работников службами такси, если данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181).

Расходы, не соответствующие критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, при налогообложении не учитываются.

Подготовлено на основе материала С.В.Разгулина, действительного государственного советника Российской Федерации 3 класса.

21.12.2016

Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.