Отпустите, "часа два максимум", "мне нужно на прием к врачу", "отработаю!" - если вам знакомы эти фразы, то наша статья для вас. Расскажем, почему отсутствие на рабочем месте сотрудника, который отпросился на несколько часов, важно зафиксировать документально и какие варианты оформления возможны.
Бывает, что сотрудники отпрашиваются с работы пораньше по семейным обстоятельствам. Кому-то нужно на прием к врачу, кому-то на родительское собрание в школу, кому-то домой, потому что сработала сигнализация. Нередко работодатели входят в положение работников и дают добро на уход, никак это не оформляя. В табеле указывается буквенный код "Я" и отмечаются часы работы полностью. Однако так поступать рискованно.
Не оформляя отсутствие, работодатель фактически оплачивает время, когда работник не работал. Многие считают, что можно неформально договориться с работником об отработке (то есть о том, что тот останется дольше в другой день или придет раньше).
Давайте посмотрим на риски.
- Использовав рабочее время в своих интересах, работник впоследствии может отказаться от отработки. Заставить его не получится, ведь понятия "отпроситься с работы с последующей отработкой" в трудовом законодательстве нет.
- В табеле учета рабочего времени будет отражена недостоверная информация: сначала как отработанные часы будет отражено время отсутствия на работе, а после, наоборот, не отражен период работы. За некорректное ведение табеля работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа, особенно если в организации действует система фиксации входа / выхода.
- Отработка периода отсутствия законодательством не предусмотрена. А потому, если работника заставить отрабатывать часы, на которые он отпросился, это будет считаться уже сверхурочной работой, которую нужно оформлять и оплачивать по всем правилам. Иначе это прямое нарушение трудового законодательства. Да и нет гарантий, что сам сотрудник не потребует сверхурочные, зная позицию Роструда на этот счет.
Мы предлагаем в такой ситуации оформлять отпуск без сохранения заработной платы в часах.
Если сотрудник редко отпрашивается с работы на пару часов, то оптимальным решением будет оформить неоплачиваемый отпуск. Трудовой кодекс РФ не ограничивает ни максимальную, ни минимальную продолжительность отпуска без содержания, следовательно, его продолжительность может быть короче 1 дня.
Единственное неудобство, которое может возникнуть для работодателя в таком случае, — это перевод часов отпуска в полные календарные дни при подсчете стажа работника, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Ведь если суммарная продолжительность отпусков без содержания за рабочий год превышает 14 календарных дней, то это время исключается из отпускного стажа.
Итак, "часовой" отпуск оформляйте следующим образом:
- получите от работника заявление с просьбой уйти с работы на пару часов. Форма документа - произвольная. Текст, к примеру, может быть таким: "Прошу предоставить мне 12 мая 2026 г. отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 2 часа с 16:00 до 18:00, то есть до конца рабочего дня, в связи с необходимостью посещения родительского собрания";
- издайте приказ о предоставлении отпуска. Предварительно предусмотрите в нем дополнительное место для отражения количества часов отпуска и периода нахождения в отпуске. К примеру, если вы оформляете приказ по унифицированной форме N Т-6, то ее итоговый вариант может выглядеть следующим образом.
- заполните табель учета рабочего времени. В нем отразите фактически отработанное время. Часы отпуска отмечайте кодом "ДО" или "16", а отработанные часы - кодом "Я" или "01". К примеру, если сотрудник из 8 часов рабочего дня отсутствовал 2 часа, то эти 2 часа можно отразить в табеле по форме N Т-13 так.
Обратите внимание, что возможность предоставления "отгулов" за работу в выходные и праздники по часам (разделение дней на часы) законом не предусмотрена.
Предоставление очередного оплачиваемого отпуска в часах законом не предусмотрено, хотя иногда на практике встречается и даже допускается Рострудом (см. письмо Роструда от 01.09.2023 N ПГ/18132-6-1). Несмотря на наличие таких мнений в разъяснениях специалистов Роструда и известных кадровых СМИ, на сегодняшний день в законе нет разрешения на предоставление отпусков в часах.
Но можно использовать время отдыха, причитающееся работнику за ранее выполненную сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ).
Если работодатель не хочет оформлять отпуск б/с, но и не хочет платить зарплату за часы отсутствия, надо эти часы обязательно отметить в табеле учета рабочего времени.
Также отсутствие заактировать и получить у работника письменное объяснение.
Это позволит подтвердить факт отсутствия и его причину, из объяснения может быть очевидно, что, к примеру, визит к врачу не связан с предоставлением каких-либо гарантий и компенсаций и работнику не полагается за это время сохранение среднего заработка.
Отдельно рассмотрим случаи "отпрашивания к врачу"
Работники периодически отпрашиваются к врачам. При этом некоторые посещения медиков действительно обусловлены острой необходимостью, другие же случаи могут и подождать или могут быть запланированы на нерабочее время.
Есть определенные случаи, когда работодатель не вправе отказать работнику в посещении медицинского учреждения во время рабочего дня (смены) и еще и оплатить это время:
Диспансеризация. Как часто и сколько дней работники вправе проходить диспансеризацию, установлено в ст. 185.1 ТК РФ (для разных категорий работников они отличаются).
Но тут следует учитывать, что работник освобождается от работы для прохождения диспансеризации на основании его письменного заявления, а не по звонку и устной просьбе. А день (дни) освобождения от работы согласовывается (согласовываются) с работодателем, это прямо установлено в ст. 185.1 ТК РФ.
Более того, работники обязаны представлять работодателю справки медицинских организаций, подтверждающие прохождение ими диспансеризации в день (дни) освобождения от работы, если это предусмотрено локальным нормативным актом работодателя (а это зачастую сейчас установлено).
Диспансерное обследование беременных работниц. Тут важно отметить, что согласно ст. 254 ТК РФ "при прохождении обязательного диспансерного обследования в медицинских организациях за беременными женщинами сохраняется средний заработок по месту работы".
Обязательные медицинские осмотры. Таковые предусмотрены для ряда категорий работников. Так, например, ст. 266 ТК РФ устанавливает, что лица в возрасте до восемнадцати лет ежегодно подлежат обязательному медицинскому осмотру, причем за счет работодателя. Таких работников работодатель обязан направлять на медосмотры.
Сдача крови и ее компонентов и прохождение связанного с этим медицинского осмотра. В ст. 186 ТК РФ не указано, что работник может уйти на донацию в любой момент, но установлена императивная норма: "В день сдачи крови и ее компонентов, а также в день связанного с этим медицинского осмотра работник освобождается от работы" (ч. 1). Оговорок насчет согласования работодателем даты освобождения здесь нет.
Медицинское обследование по направлению военкомата. Пункт 1 ст. 6 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" предусматривает: "Граждане на время медицинского освидетельствования, медицинского обследования или лечения для решения вопросов ……. освобождаются от работы или учебы с сохранением за ними места постоянной работы или учебы и выплатой среднего заработка...". Подтверждением будет повестка, выданная военкоматом.
Но если работник ушел с работы к врачу с согласия работодателя, но в случаях, когда работодатель по закону не обязан его отпускать, то этот период работодатель не обязан оплачивать.
Работодатель вправе отказать работнику уйти раньше. Трудовое законодательство не предусматривает обязанности работодателя отпускать работника с работы в течение рабочего дня, в том числе для посещения медицинского учреждения. Это возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем.
Когда работник уходит к врачу без согласия работодателя, нередко встает вопрос о его наказании (объявлении замечания, выговора, увольнении за прогул). Полагаем, не будет являться дисциплинарным проступком уход работника к врачу в связи с возникновением сильной боли, в случае острой необходимости, поскольку в таком поступке отсутствует вина работника, но присутствует уважительная причина.
Есть еще вариант - предоставлять работникам дополнительный оплачиваемый день отдыха (или несколько дней) в году, которым те смогут распоряжаться исходя из собственных приоритетов. Причем разрешить брать дополнительный выходной и в часах. Достаточно прописать в ЛНА условия и ознакомить с новой редакцией документа работников под подпись.
Однако с финансовой точки зрения подобное оформление проигрывает предыдущим вариантам, ведь мало того, что работнику придется заплатить за время отдыха, так еще и учесть эту оплату в налоговых расходах не удастся.
С уважением,
Специалисты Линии консультаций
Статью подготовила:
Новосёлова С.Л.
Руководитель Линии консультаций
20.07.2026
