Описание ситуации:
Работник из полученных подотчетных сумм потратил деньги с использованием корпоративной карты. Предоставил только чек онлайн кассы. Второго чека на приобретенное не предоставил.
Вопрос:
Как поступить в данной ситуации? Расчетный документ есть, но нет документа о том, на что потрачены деньги. Начислить работнику доход, и обложить это НДФЛ вместе со страховыми взносами? Нужно ли удерживать эти суммы из заработной платы, если да, то каким образом? Возможно по заявлению? В каком размере? Если есть расчетный чек, можно ли утвердить а/о, не брать в расходы, а работнику начислить доход, не удерживая из заработной платы?
Сообщаем:
Произведенные подотчетным лицом расходы, как правило, учитываются при налогообложении прибыли на основании п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которому организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом обоснованными расходами являются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а документально подтвержденными - затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
В вашем случае, есть риск, что налоговые органы, посчитают расходы при расчете налога на прибыль , документально не подтвержденными и не подлежащими учету в целях налога на прибыль.
Налоговый кодекс РФ не дает разъяснений, должен ли работодатель удержать НДФЛ с подотчетных сумм, если работник не представил часть подтверждающих первичных документов.
Есть судебные акты, в которых указывается, что непредставление части первичных документов о расходовании подотчетных средств еще не подтверждает факт получения дохода сотрудником, есть и противоположные решения судов.
По начислению страховых взносов, так же ситуация неоднозначна.
Если работодатель удержал из зарплаты денежные средства на основании ст. 137 ТК РФ, то объект обложения по НДФЛ и страховым взносам не возникает.
Статья 137 ТК РФ устанавливает правило, по которому удержания из заработной платы могут производиться только в случаях и на основаниях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами. То есть работодатель не может произвольно удерживать какие-либо суммы из зарплаты, а должен руководствоваться нормами законодательства.
Если работник не отчитался об израсходованных суммах или отчитался, но не вернул неизрасходованный остаток, работодатель вправе удержать его из зарплаты работника. Чтобы сделать это, работодателю нужно:
- получить письменное согласие работника на удержание (форма согласия трудовым законодательством не установлена, поэтому можно направить работнику уведомление об удержании с просьбой выразить согласие на удержание соответствующей суммы);
- издать приказ об удержании.
Кроме того, согласно общему правилу величина всех удержаний не может превышать 20% месячного денежного вознаграждения (часть 1 ст. 138 ТК РФ).
Дополнительно:
Обязательные реквизиты чека онлайн-кассы перечислены в ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ:
- признак расчета;
- система налогообложения продавца;
- название товаров, работ, услуг, их количество, цена и стоимость с учетом скидок;
- ставка и сумма НДС;
- должность и ФИО работника, выбившего чек;
- сайт, где можно проверить чек;
- номер телефона или e-mail покупателя, попросившего электронный чек.
Для самостоятельного поиска в системе можно использовать поисковый запрос:
Не предоставлен товарный чек
12.10.2017
