тел: +7 (343) 228-00-30
КонсультантПлюс в Екатеринбурге и Свердловской области
Местное время 12:41

О возмещении затрат сотруднику при отсутствии подтверждающих документов

Вопрос:

Сотрудник потратил личные деньги на покупку товаров/услуг для организации. Документов подтверждающих расходы нет. Можно ли каким-нибудь образом компенсировать работнику потраченные деньги?

Сообщаем:

В ситуации, изложенной в вопросе, организация может купить ценности у сотрудника по договору купли-продажи.

Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

При этом нужно учитывать следующее. У работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (Письмо Минфина России от 07.12.2011 N 03-04-06/3-339). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3-НДФЛ (п. 2 ст. 226 и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). При этом полученный доход ему можно уменьшить на сумму расходов, связанных с покупкой этих ценностей (пп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ), при условии, что сумму расходов можно подтвердить документально. Тогда налог фактически был бы равен нулю. Учитывая, что у сотрудника отсутствуют документы, подтверждающие приобретение ТМЦ, НДФЛ все же придется заплатить.

В общем случае, при наличии подтверждающих документов, сотруднику можно возместить расходы на приобретение материалов для фирмы, только если руководитель одобряет такую покупку. Подобное согласие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований. Соответственно, сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если "первичка" продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при "упрощенке" (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 и пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (Письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219). При этом в данных Письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию. Если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если "первичка" выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции - договором купли-продажи.

Если документы, подтверждающие покупку материалов сотрудником, выписаны на имя организации, с признанием затрат проблем не будет.

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

 

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», который и предлагается использовать в ситуации , когда сотруднику не выдавалась сумма под отчет.

 

24.01.2020

КонсультантПлюс Сервис О компании
Информация на сайте не является публичной офертой
Разрешается любое копирование
Описание системы Обучение работе О нас
Купить систему Сопровождение системы Вакансии
Отзывы клиентов Консультации специалистов Контакты
Поиск по сайту Бюллетень пользователя Написать нам