Описание ситуации:
Наша организация сдает в аренду транспортное средство с экипажем. По договору аренды затраты по приобретению ГСМ несет арендодатель, т.е. наша организация. По законодательству мы должны списать ГСМ на основании норм расхода топлива и первичного документа - путевого листа, в котором указан пробег а/м. В нашем случае путевые листы выписывает арендатор.
Вопрос:
Каким образом нам списать топливо (что является первичным документом для отнесения на затраты ГСМ)?
Ответ:
Согласно п.14 ст.2 Федерального закона от 08.11.2007 г. №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» путевой лист - это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Исходя из п.2 Указаний по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте», путевой лист является первичным учетным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Кроме того, исходя из формы путевого листа он служит для учета ГСМ, потребленных транспортным средством.
На основании данных положений можно сделать вывод, что путевой лист как первичный документ необходим не арендатору, а арендодателю для подтверждения расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства, в частности, с затратами на ГСМ.
В такой ситуации считаем достаточным, дополнительно заверять путевые листы, составленные арендатором, подписями водителя, являющегося работником арендодателя и передавать такие документы (их копии) арендодателю для обоснованного включения затрат по ГСМ в расходы по прибыли.
Также, на основании представленных путевых листов (их копий), рекомендуем составлять сводный реестр, например, ежемесячный, в котором будут указаны сводные данные по путевым листам, с отражением суммы затрат на ГСМ, понесенных за указанный период. Данный документ следует подписывать ответственными лицами арендодателя.
Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.
(Ответ подготовлен с использованием материалов СПС Консультант Плюс)
