О возврате заемных средств через кассу организации

Вопрос:

Организация заключает договор займа с физическим лицом (директор). Имеем ли мы право принять наличные денежные средства и в последующем ему вернуть через кассу предприятия? Если такого права нет, то какова ответственность за проведение данных операций?

Ответ:

При возврате займа наличными нужно соблюдать правила проведения операций с наличностью, в том числе учитывать ограничения по сумме (п. п. 1, 4 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У, Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Организация не вправе использовать наличную денежную выручку из кассы на возврат займов. Организация осуществляет наличные расчеты по возврату займа за счет наличных денег, поступивших в кассу с ее банковского счета.

Вернуть заем наличными из кассы организации можно, но при соблюдении определенных условий.

Во-первых, используйте только наличные, поступившие в кассу с расчетного счета (п. 1 Указания N 5348-У) Например, если вы хотите использовать для возврата наличную выручку от продажи товаров, работ, услуг, то сначала сдайте ее в банк, а затем снимите требуемую сумму с расчетного счета.

Во-вторых, если заимодавцем является физическое лицо, то ограничений по сумме нет.

При возврате наличными займа, предоставленного для оплаты товаров (работ, услуг), нужно использовать ККТ. Она применяется при расчетах, а эта операция отнесена к расчетам в ст. 1.1 Закона о применении ККТ (п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ).

При возврате займа, предоставленного для целей, не связанных с оплатой товаров (работ, услуг), ККТ применять не нужно, поскольку такая операция не отнесена к расчетам.

ККТ при получении займа от физического лица - учредителя вне зависимости от способа внесения денежных средств не применяется.

Под термин "расчеты" не подпадает получение займа, и в указанном случае организация не обязана применять ККТ при получении займа от физического лица - учредителя вне зависимости от способа внесения денежных средств (Письма Минфина России от 28.06.2019 N 03-01-15/47904, ФНС России от 18.09.2018 N ЕД-4-20/18186@).

Кроме этого, ККТ с учетом ч. 4 ст. 4 Федерального закона от 03.07.2018 N 192-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" применяется при предоставлении и погашении займов для оплаты товаров, работ, услуг. Таким образом, предоставление и погашение займов не для указанной оплаты, а, например, для выдачи зарплаты, уплаты налогов и так далее не требует применения ККТ.

Нарушение правил работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций - это нарушение кассовой дисциплины. Выражается оно в следующем (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

От 40 000 до 50 000 руб. Этот штраф ИФНС может взыскать с организации (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, Письмо ФНС от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338):

• за расчет наличными сверх лимита
• нецелевое расходование наличной выручки
• превышение лимита кассы
• наличной выручки.

Срок давности - два месяца со дня нарушения кассовой дисциплины (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Налоговые органы могут проверить любой период, поскольку нормативных ограничений нет.

Однако срок давности по нарушениям в сфере кассовой дисциплины - два месяца со дня совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Поэтому привлечь к ответственности за нарушение, совершенное за пределами этого срока, нельзя. Например, если в ходе проверки обнаружат превышение лимита остатка денег в кассе, но с момента превышения прошло более двух месяцев, то вас не оштрафуют.

В отношении срока давности существует следующее авторское разъяснение. Существует мнение, что срок давности административного правонарушения по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ равен двум месяцам. Но последняя практика показывает, что суды, в частности Верховный, считают, что срок давности в рассматриваемом случае составляет один год (Определение ВС РФ от 25.04.2019 N 305-ЭС19-915 по делу N А40-162377/201). Обоснование следующее.

Федеральным законом от 03.07.2016 N 290-ФЗ внесены изменения в ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ, в соответствии с которой постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении одного года со дня совершения административного правонарушения за нарушение законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники. Изменения вступили в силу с 15.07.2016, то есть с указанной даты действует годичный срок давности в отношении правонарушений по ст. 15.1 КоАП РФ. Аналогичная позиция содержится в Определении ВС РФ от 09.08.2018 N 305-АД18-7031 по делу N А40-198626/2017: к ст. 15.1 КоАП РФ применима ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ, согласно которой срок давности привлечения составляет один год.

На сегодняшний день налоговые органы вправе осуществлять контроль и надзор за полнотой учета выручки в организациях, в том числе проводить соответствующие проверки. Основными нарушениями кассовой дисциплины являются:

• нецелевое расходование денежных средств из кассы;
• превышение лимита расчетов наличными;
• превышение лимита кассы;
• нарушения при оформлении кассовых документов.

За данные нарушения предусмотрена административная ответственность для должностных и юридических лиц. При этом судьи считают, что срок давности в таком случае равен одному году.

Выручку, поступившую наличными в кассу организации от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг, можно использовать только на следующие цели (п. 1 Указания N 5348-У):

• выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы.
  Можно выдать из выручки зарплату, в том числе: премии, доплаты за сверхурочную работу, оплату простоя и другие подобные выплаты, а также отпускные. Нельзя выдать из выручки алименты. Ведь для получателя эта выплата не будет зарплатой;
• выплаты социального характера (как работникам, так и иным лицам).
  Обратите внимание, что Указание N 5348-У не содержит определения выплат социального характера. Поэтому к таким выплатам можно отнести любые выплаты, имеющие социальную направленность (например, пособия по обязательному социальному страхованию, материальную помощь, предоставленную при рождении ребенка или на погребение);
• оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.
  Имейте в виду, что нельзя оплатить работнику компенсацию за использование личного имущества в интересах организации. Дело в том, что эта выплата предусмотрена трудовым, а не гражданско-правовым законодательством и не может быть признана оплатой услуг;
• выдачу работникам под отчет;
• возврат за оплаченные наличными возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.