Описание ситуации:
Сотрудники организации были направлены в командировку в г.Ташкент. При возвращении ими были предоставлены документы:
- счет за проживание в гостинице, составленный на английском языке (в долларах США);
- кассовые чеки (в валюте Узбекистана).
Вопросы:
Как принять к учету такие документы? Должны ли сотрудники были предоставить дополнительно данные по курсу валюты за подписью и печатью принимающей организации? И кто должен делать перевод документов, надо ли их заверять?
Ответ:
Согласно ст.68 Конституции РФ государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык.
В соответствии со ст.16 Закона РФ от 25.10.1991 г. №1807-1 «О языках народов Российской Федерации» на территории РФ официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке.
Пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 г. №34н) установлено, что документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Следовательно, оправдательные документы по заграничной командировке (в том числе подтверждающие расходы на проживание, например счет из гостиницы), составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Только после этого их можно принять к учету в качестве документов, подтверждающих произведенные командировочные расходы, в том числе по найму жилья.
Действующее законодательство не регламентирует порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский язык. В связи с чем представляется, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, обладающими соответствующими навыками.
Минфин РФ в Письме от 20.03.2006 г. №03-02-07/1-66 разъяснил, что организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод на русский язык первичных учетных документов, подтверждающих произведенные расходы по заграничной командировке.
Полагаем, что указанное разъяснение остается актуальным и в отношении документального подтверждения расходов по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств.
Расходы в иностранной валюте следует пересчитать в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.
При этом, сотрудникам нет необходимости предоставлять данные по курсу валюты за подписью и печатью принимающей организации.
Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.
(Ответ подготовлен с использованием материалов СПС КонсультантПлюс)
