Об отметках в командировочном удостоверении

Описание ситуации:

Наше предприятие строит базовые станции связи. Строительство ведется в том числе и в отдаленных и безлюдных местах. Зачастую командировочное удостоверение отметить негде.

Вопрос:

Как поступить сотрудникам, которые находятся в командировках и не имеют возможности отметить командировочное удостоверение? Можно ли к такому командировочному удостоверению приложить акт, в котором прописать цель командировки время командировки и подписать его комиссией, созданной на предприятии?

Ответ: Согласно п.7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749) на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

В рассматриваемой ситуации в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть сделаны отметки о прибытии и выбытии. Подобная ситуация не рассмотрена в Положении об особенностях направления работника в служебные командировки, а также иных нормативных документах. Контролирующие органы в официальных разъяснениях не рассматривают данный вопрос.

Согласно п. 26 данного Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (с произведением окончательного расчета по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы). К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Отметим, что п.1 ст.252 НК РФ предусматривает, что расходы могут быть подтверждены документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами).

Из данной нормы следует, что в случае непроставления в командировочном удостоверении отметок о прибытии в место командирования и выбытии из него (либо отсутствия командировочного удостоверения) факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

• приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) (форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1);
• служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении (форма №Т-10а);
• проездными документами, из которых следует дата прибытия и выбытия из места назначения;
• счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Таким образом, при наличии вышеуказанных документов командировочные расходы могут быть учтены на основании подп.12 п.1 ст.264 НК РФ при условии соблюдения требований п.1 ст.252 НК РФ.

При этом дополнительно можно использовать вариант, описанный в запросе.

Впрочем, необходимо указать на наличие противоположного мнения, выраженного, в частности, в Постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 г. по делу №А29-800/2009, оставленном без изменения Постановлением ФАС Волго-Вятского округа от 09.07.2009 г. №А29-800/2009.

Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.