О подтверждении расходов на ГСМ

Описание ситуации:

Организация находится на УСНО «Доходы минус расходы». Арендованы два автомобиля у сотрудников компании. По истечении месяца сотрудники приносят чеки с заправочных пунктов, мы им перечисляем денежные средства на зарплатные карточки.

Вопрос:

Должны ли сотрудники заполнять путевые листы за израсходованный бензин, или можно как-то упростить этот процесс? Если путевой лист не обязательно заполнять, тогда каким документом можно подтверждать расходы на бензин?

Ответ:

На основании подп.12 п.1 ст.346.16 НК РФ, налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта. Пунктом 2 ст. 346.16 НК РФ установлено, что расходы должны отвечать требованиям п.1 ст.252 НК РФ, то есть быть экономически обоснованны и документально подтверждены.

Путевой лист, оформленный в порядке, установленном законодательством РФ, может являться одним из документов, подтверждающих в целях налогообложения прибыли расходы на приобретение ГСМ. Данное мнение содержится в Письме ФНС РФ от 22.11.2010 г. №ШС-37-3/15988@).

Формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. №78. Однако организация, не являющаяся автотранспортной, вправе утвердить и использовать собственную форму путевых листов. Данное мнение представлено в Письме Минфина РФ от 20.02.2006 г. №03-03-04/1/129.

В п.2 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту - Закон №402-ФЗ) перечислены реквизиты, которые должны содержать первичные документы. Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. №152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее по тексту - Приказ №152) утверждены реквизиты путевого листа. Путевой лист, содержащий эти реквизиты, может подтверждать расходы на ГСМ. Такое мнение содержится в Письме Минфина РФ от 25.08.2009 г. №03-03-06/2/161.

Отметим, что такой реквизит, как маршрут движения автомобиля, не упомянут ни в Законе №129-ФЗ, ни в Приказе №152. Поэтому путь следования автомобиля не является обязательным реквизитом путевых листов для организаций, не являющихся автотранспортными.

Аналогичного мнения придерживаются суды, в частности, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 19.11.2010 г. №А55-38009/2009, ФАС Московского округа в Постановлении от 10.11.2010 г. №КА-А40/13513-10, ФАС Уральского округа в Постановлении от 12.10.2010 г. №Ф09-8425/10-С3.

Кроме того, по мнению, выраженному в Письме Минфина РФ от 16.06.2011 г. №03-03-06/1/354, порядок, утвержденный Приказом №152, обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта. Организации, на которые положения Приказа №152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Таким образом, отсутствие путевого листа, а в случае его составления - отсутствие в нем маршрута следования автомобиля само по себе еще не свидетельствует о том, что автомобили не использовались в деятельности организации.

В то же время есть отдельные судебные решения, из которых следует, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях. А значит, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Например, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 г. №А33-10451/2009, ФАС Волго-Вятского округа от 13.08.2010 г. №А82-12503/2008-19. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Данный вывод представлен в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 г. №А27-10606/2011.

Налоговое законодательство не содержит ограничений по учету расходов на ГСМ и конкретного перечня первичных документов, непредставление которых является основанием для отказа налогоплательщику в учете в составе расходов фактически понесенных затрат.

Однако, принимая во внимание отрицательную для налогоплательщика судебную практику, по нашему мнению, путевые листы нужны обязательно - это самый весомый аргумент для всех контролирующих органов.

В случае, если организация откажется от использования путевых листов, в целях подтверждения ГСМ, то ей следует быть готовой к претензиям со стороны налоговых органов по вопросу исключения затрат из расходов по УСНО.

Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.