Вопрос:
Как передать полномочия на подписание кадровых документов на время отсутствия генерального директора?
Ответ:
На время отсутствия генерального директора его полномочия могут передаваться заместителю или другому работнику организации. Так, например, перед отпуском, командировкой или выходом на больничный генеральный директор, как правило, издает приказ, в котором указывает продолжительность своего отсутствия и что на время отсутствия возлагает свои обязанности на другого работника. Необходимость оформления приказа о передаче полномочий генерального директора законодательством прямо не предусмотрена, поэтому такой приказ не является обязательным.
Необходимость в его оформлении возникает, если это предусмотрено внутренними документами организации. В частности, устав может содержать положения о передаче полномочий генерального директора (путем издания приказа) на время его отсутствия (ст. 273 ТК РФ, п. п. 4, 5 ст. 52 ГК РФ, п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ), ст. 11 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ)).
Также генеральный директор может наделить отдельного работника организации или группу работников полномочиями на подписание договоров на постоянной основе. В этом случае генеральным директором может быть издан приказ, в котором указывается конкретный работник или круг работников, перечень и пределы предоставляемых им полномочий. Полномочия на подписание договоров могут осуществляться работниками, в частности, в рамках работы по основной должности, путем совмещения должностей или с освобождением от выполнения должностных обязанностей по основной должности с оформлением временного перевода на другую должность (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. ст. 60.2, 72.2 ТК РФ).
Работодатель в лице директора вправе наделить работника (с помощью приказа или доверенности) полномочиями по подписанию кадровых документов.
По нашему мнению, одного приказа недостаточно, наделение полномочиями и передача полномочий генерального директора на представление интересов организации другому работнику должны оформляться доверенностью. При подписании договоров от имени организации без доверенности может действовать, по общему правилу, только ее генеральный директор (п. 1 ст. 53 ГК РФ, п. 2, пп. 1 п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ, п. п. 1, 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).
Для всех остальных уполномоченных должностных лиц, действующих от имени организации при подписании договоров, доверенность, выданная генеральным директором, по общему правилу обязательна даже в случае, если полномочия на подписание договоров установлены в трудовом договоре, должностной инструкции и локальном нормативном акте организации (п. п. 1, 3, 4 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, пп. 2 п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ, Письмо ГИТ в г. Москве от 20.08.2020 N 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193).
Право подписывать кадровые документы можно передать по доверенности. В доверенности должны быть прописаны, в частности, дата ее совершения, Ф.И.О. работника, которому выдаете доверенность, право подписывать кадровые документы, их перечень, если передается право подписи части из них. Заверять у нотариуса не нужно. Передать право подписи руководитель может, только если сам наделен таким правом (например, не может, если есть ограничение в уставе организации). Это следует, в частности, из ч. 6 ст. 20 ТК РФ, п. п. 1, 4 ст. 52, п. 1 ст. 185, п. п. 1, 4 ст. 185.1, абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ. Например, можно подписывать кадровые приказы по доверенности от руководителя, если соблюдены указанные выше условия. В частности, если в доверенности прописаны в том числе дата ее совершения, сведения о работнике, которому она выдана, его право подписывать кадровые приказы, например, о приеме на работу и увольнении, об отпусках. При этом руководитель сам должен обладать соответствующим полномочием.
Представитель по доверенности от работодателя может в том числе увольнять работника. При этом такой представитель может быть уполномочен на подписание не только приказа о прекращении трудового договора, но и иных документов, которые требуется оформить при увольнении по определенному основанию. Например, соглашения о расторжении трудового договора, уведомления об увольнении в связи с сокращением, неудовлетворительным результатом испытания, истечением срока трудового договора. А если речь идет о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, представитель по доверенности может быть уполномочен подписывать, в частности, требование (уведомление) работнику о необходимости дать письменные объяснения. Все зависит от того, какими полномочиями по подписанию кадровых документов наделен представитель работодателя согласно доверенности. И как указали ранее, доверенность должна быть надлежащим образом оформлена, в том числе выдана уполномоченным на это лицом. Специальные ограничения или правила на увольнение работника представителем работодателя по доверенности законом не предусмотрены. Это следует, в частности, из ч. 1, 6 ст. 20, ч. 1 ст. 71, ст. 78, ч. 1 ст. 79, ч. 1 ст. 84.1, ч. 2 ст. 180, п. 3 ч. 1 ст. 192, ч. 1, 6 ст. 193 ТК РФ, п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ.
Таким образом, в вашей ситуации считаем, что в локальных актах организации можно прописать право подписи кадровых документов руководителем по персоналу. Кроме того, в целях избежания рисков и надлежащего оформления передачи полномочий - необходимо выдать соответствующую доверенность.
