О возмещении работнику расходов на ГСМ

Описание ситуации:

Генеральный директор предложил оплачивать сотруднику бензин и установил лимит 50 л. в месяц, т.к. сотрудник использует личное транспортное средство для поездок по работе.

Вопрос:

Можно так делать или нет, если можно, то нужно облагать стоимость бензина подоходным налогом?

Ответ:

На основании ст.188 Трудового кодекса РФ при использовании работником в служебных целях личного автотранспорта работнику выплачивается компенсация за его использование и возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Налог на прибыль

В соответствии с подп.11 п.1 ст.264 НК РФ для целей исчисления налога на прибыль расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Указанные расходы для целей налогообложения прибыли принимаются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

В соответствии с п.1 Постановления Правительства РФ №92 норма расходов организаций на выплату компенсации установлена в размере 1200 руб. в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно.

Согласно подп.4 п.7 ст.272 НК РФ датой осуществления расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признается дата перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) налогоплательщика.

Дополнительно возмещаемые расходы за использование личного легкового автомобиля в служебных целях, в рассматриваемой ситуации в виде возмещения стоимости израсходованных ГСМ, в целях исчисления налога на прибыль не учитываются, согласно п.38 ст.270 НК РФ. Данный вывод содержится в Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09.

НДФЛ

В целях применения п.3 ст.217 НК РФ подлежат освобождению от налогообложения доходы физических лиц в виде выплачиваемых им компенсаций за использование личного транспорта и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Как указано в Постановлении Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 г. №10627/06 по делу №А32-35519/2005-58/731, Постановление Правительства РФ №92 устанавливает нормирование расходов исключительно для целей исчисления налога на прибыль и не может применяться при исчислении НДФЛ. Следовательно, суммы компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в размере, установленном соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

Заметим, что Минфин РФ придерживается иной точки зрения по данному вопросу. В Письме от 26.03.2007 г. №03-04-06-01/84 указано, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в сумме, превышающей норму, установленную Постановлением Правительства РФ №92, подлежит налогообложению НДФЛ. Аналогичная позиция изложена в Письме УФНС РФ по г.Москве от 21.01.2008 г. №28-11/4115.

Принимая во внимание мнение контролирующих органов, во избежание доначислений НДФЛ, штрафов и пеней, выплаты работнику в виде компенсации ГСМ, следует облагать НДФЛ, даже если такие выплаты установлены приказом директора, трудовым соглашением и прочими локально-нормативными актами.

Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.