Отдельные вопросы учета БСО

Вопрос №1:

Можно ли вести книгу учета бланков строгой отчетности в электронном виде? Каждый лист, которой отражает передачу БСО от одного ответственного лица другому, и содержит такие данные, как номер БСО, МОЛ, подразделение.

Листы распечатываются в течение года, подписываются ответственными лицами по мере их внутреннего движения. А в конце года такие листы прошить, скрепить печатью и подписью директора. Возможен ли такой вариант ведения книги?

Вопрос №2:

Можно ли вести в ней суммовой учет выручки пачки БСО целиком, без разбивки на отдельные квитанции?

Вопрос №3:

Как списать с материально-ответственного лица БСО, которые были утеряны при невыясненных обстоятельствах?

Вопрос №4:

Как в этом случае принимать выручку?

Вопрос №5:

Что делать, если пачки БСО числятся за уже уволившимся сотрудником?

Ответ на вопрос №1:

Нет, это недопустимо. В соответствии с п.13 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 г. №359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (далее по тексту - Положение), учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом).

Это требование можно обеспечить, только если книга ведется на бумажных носителях.

При этом, в Письме Минфина России от 06.03.2009 N 03-01-15/2-96 (текст Письма изложен ниже) напоминается, что бланки строгой отчетности, которые налогоплательщик выдает покупателю вместо кассового чека, могут изготавливаться не только типографским способом, но и формироваться с использованием автоматизированных систем.

Указанные автоматизированные системы не являются контрольно-кассовой техникой, регистрировать их в налоговых органах не следует.

По вопросам применения автоматизированной системы формирования бланков строгой отчетности Минфин рекомендует обращаться в Министерство промышленности и торговли.

Ответ на вопрос №2:

Бланки строгой отчетности также являются первичными документами для отражения доходов в книге учета доходов и расходов. Если в течение дня выписывают большое количество бланков строгой отчетности, то каждый из них в книге не регистрируют, а оформляют одну запись в конце рабочего дня на общую сумму выручки.

Основанием для записи в данном случае будет приходный кассовый ордер, в котором должны быть указаны номера использованных бланков строгой отчетности.

Нарушением учета бланков строгой отчетности является оформление одной записи в книге учета доходов и расходов на основании нескольких бланков строгой отчетности, выданных в течение нескольких дней, недели и т.д.

Ответ на вопрос №3:

Согласно п.14 Положения, руководитель организации (индивидуальный предприниматель) заключает с работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам, договор о материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

При этом, в соответствии с п.15 Положения, бланки документов, поступившие в организацию (индивидуальному предпринимателю), принимаются МОЛ, в присутствии комиссии, образованной руководителем организации (ИП). Приемка производится в день поступления бланков документов. При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляется акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.

Отметим, что порядок учета утраченных (потерянных БСО) действующим Положением не предусмотрен, поэтому данный порядок и ответственность МОЛа за утерю документов необходимо предусмотреть в договоре о материальной ответственности.

Все бланки подсчитывают по видам, сличая по начальным и конечным номерам, на каждом месте хранения и у каждого материально ответственного лица.

На основании отчетов материально ответственных лиц производят списание стоимости испорченных, а также утраченных (потерянных) бланков со счета 10 на счет 26 «Общехозяйственные расходы». Одновременно бланки списывают со счета 006.

На забракованные БСО комиссия заполняет акт, который передает в бухгалтерию для их списания с учета у материально ответственного лица (п.19 Положения). Форму такого акта организация (предприниматель) устанавливает сама. Списанные бланки, а также копии использованных документов (корешков) хранят пять лет, а потом списывают по акту и уничтожают.

Согласно законодательству, в случае если с лицом не был заключен договор о полной материальной ответственности, организация может взыскать с него сумму в размере одного среднего заработка. Если договор о полной материальной ответственности имеется, то материально-ответственное лицо отвечает за вверенное ему имущество, как правило, в полной стоимости данного имущества.

Таким образом, необходимо чтобы:

1. МОЛ составило отчет о наличии (утере) вверенных ему БСО.
2. Организация должна составить акт инвентаризации БСО, передать в бухгалтерию для списания стоимости утерянных БСО.
3. Руководитель организации должен составить Приказ о возмещении материально-ответственным лицом стоимости утерянных БСО, в размерах предусмотренных договором о полной материальной ответственности или в размере среднего заработка, в случае отсутствия договора о полной материальной ответственности.

При этом необходимо подтвердить документально, что по вопросу утери БСО, организацией были предприняты соответствующие действия (проведено внутренне расследование, выяснялись обстоятельства утери бланков и т.д.)

Ответ на вопрос №4:

На основании составленного отчета материально-ответственного лица и акта инвентаризационной комиссии, организация вправе распечатать новые БСО, взамен утерянных. При этом, распечатанные БСО будут являться копиями утерянных бланков с соответствующими номерами и обязательными реквизитами. Также необходимо проставить соответствующие отметки, а именно: «Копия верна», печать организации, подписи руководителя и ответственного лица. Отметим, что в данном случае, составляются также соответствующие документы по приему и учету копий БСО.

Принимать выручку можно на основании копий БСО. При этом порядок их учета и применения должен быть строго соблюден согласно требованиям законодательством РФ. Рекомендуем также составить внутренний документ (локально-нормативный акт), регулирующий учет БСО в организации.

Ответ на вопрос №5:

В случае увольнения сотрудника, расторгается трудовой договор, а также договор о полной материальной ответственности и, соответственно, все обязательства сторон прекращаются. В связи с этим, если за уволившимся сотрудником числятся утерянные БСО, то взыскать соответствующие суммы будет достаточно проблематично. Рекомендуется составить акт инвентаризационной комиссии, передать в бухгалтерию и списать данные БСО.