тел: +7 (343) 228-00-30
КонсультантПлюс в Екатеринбурге и Свердловской области
Местное время 15:12

Об аренде авто у своих сотрудников

Описание ситуации:

Предприятие (ОСНО) арендует у сотрудников личные автомобили по договору аренды без экипажа (сотрудник сам ездит на личном автомобиле) сотруднику выплачивается компенсации 10.000 руб. за вычетом НДФЛ. Путевые листы выписываются 1 раз в неделю (согласно учетной политике).

Вопрос:

1.Может ли предприятие заключить договор аренды без экипажа с директором компании и как в этом случае должен быть заполнен путевой лист (маршрут)?
2.Должен ли сотрудник с учетом разъездного характера работы указывать в путевом листе адрес и подпись, если выезд был к физическому лицу?

Ответ:

В Письме Минфина РФ от 15.10.2010 г. №03-03-06/1/649 содержатся следующие разъяснение.

На основании п.1 ст.252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с работником фирмы, в том числе затраты в виде стоимости израсходованных горюче-смазочных материалов, затраты на техническое обслуживание, а также затраты на ремонт автомобиля, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии, что арендованный автомобиль используется организацией-арендатором в деятельности, связанной с получением доходов, а произведенные расходы соответствуют критериям, изложенным в п.1 ст.252 НК РФ.

По нашему мнению, в сложившейся ситуации должность сотрудника-арендодателя, не имеет значение. Важнее факт, свидетельствующий о том, что данный сотрудник исполняет на этом автомобиле свои трудовые обязанности. Таким подтверждающим фактом и является заполненный должным образом путевой лист.

При этом, по нашему мнению, указание в путевом листе только адресов проживания и места работы, не является достаточным основанием для признания расходов по аренде транспорта экономически обоснованными. В такой ситуации необходимо заполнять путевой лист достаточно подробно с указанием точных маршрутов следования автомобиля, даже с учетом разъездного характера работы и, по возможности, прикладывать отчет о проделанной работе за неделю.

В данном случае, наличие прочих подтверждающих документов, помимо путевого листа, не будет лишним.

Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.

(Ответ подготовлен с использованием материалов СПС Консультант Плюс)
КонсультантПлюс Сервис О компании
Информация на сайте не является публичной офертой
Разрешается любое копирование
Описание системы Обучение работе Контакты
Купить систему Консультации специалистов Вакансии
Отзывы клиентов Бюллетень пользователя Написать нам
Поиск по сайту