В настоящее время достаточно актуальным вопросом для многих организаций является возможность обмена документами в электронном виде, благодаря которому можно значительно упростить и ускорить документооборот.
О том, в каких случаях можно подписывать документы электронной подписью, а также нужно ли при этом проставлять ручную подпись, рассмотрим в настоящей статье.
В соответствии с ч.1 ст.160 ГК РФ для соблюдения письменной формы сделки достаточным будет совершение сделки с помощью электронных либо иных технических средств. При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Таким способом является электронная подпись - информация в электронной форме, которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст.2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
Виды электронной подписи
Различают простую электронную подпись и усиленную, которая может быть квалифицированной и неквалифицированной.
Простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.
Самыми распространенными вариантами использования простой электронной подписи являются: авторизация на интернет-сайтах, заверение электронных документов (наличие простой электронной подписи позволяет установить, кем был создан файл, когда он редактировался, а также когда он был скопирован), получение доступа к файлам и базам данных, защищенных паролем.
Усиленная неквалифицированная подпись создается с помощью ключа электронной подписи и средств электронной подписи (специальной компьютерной программы), и позволяет не только идентифицировать отправителя, но и защитить документ от изменений.
Как правило, информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
В отношениях с контрагентами неквалифицированную электронную подпись удобно использовать:
- для заключения договоров (п. 2 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ, п. 4 ст. 11 Закона об информации);
- обмена иными электронными документами (например, письмами, накладными, актами, счетами).
Применение неквалифицированных электронных подписей часто предусматривают банки в системе "Банк - клиент", например, для оформления клиентами электронных платежных поручений.
Усиленная квалифицированная электронная подпись — это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки. Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центры.
Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное (ст.11 Закона об электронной подписи).
В соответствии со ст.6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе, как, например, векселя (ст. 4 Закона о переводном и простом векселе) или приказа об увольнении, с которым необходимо ознакомить работника под подпись.
Обмен электронными документами
Обмен электронными документами между участниками электронного документооборота может осуществляться как через оператора электронного документооборота, так и иным согласованным способом.
Использование конкретного вида электронной подписи так же может быть предусмотрено соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (напр., только квалифицированной электронной подписью можно подписать контракт на поставку товара для государственных и муниципальных нужд, если он заключается по итогам электронной процедуры (ч. 7 ст. 83.2, п. 3 ч. 1 ст. 4 Закона N 44-ФЗ).
Кроме того, в соответствии с п.5. ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", первичный учетный документ также может составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Но, чтобы придать первичным документам, подписанным электронной подписью, юридическую силу и использовать в том числе для целей налогообложения, нужно соответствующее соглашение с контрагентом. Это следует из ч. 1 ст. 5, ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи, ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Писем Минфина России от 22.01.2021 N 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 N 03-03-07/32128, ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904.
Если у вас с контрагентом не будет соглашения о признании документов, подписанных простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, равнозначным документам, подписанным собственноручно, инспекторы могут посчитать такие документы недействительными.
Соответственно расходы, которые подтверждены такими документами, исключат из расчета налоговой базы. Это может привести к доначислению налогов и пеней, а также привлечению к ответственности. Если используете неквалифицированную электронную подпись, то соглашение должно предусматривать порядок проверки этой подписи. А если решили пользоваться простой электронной подписью, то соглашение должно соответствовать требованиям ст. 9 Закона об электронной подписи. Это следует из ч. 2 ст. 6 Закона «Об электронной подписи», Письма ФНС России от 21.06.2021 N ЕА-3-26/4451@.
При этом, если стороны определили в договоре передачу документов через электронный документооборот (ЭДО), это не является запретом на получение первичных документов в бумажном виде.
В соответствии с Приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи", составление счетов-фактур в электронной форме осуществляется по взаимному согласию сторон сделки, за исключением случаев, когда выставление счета-фактуры в электронной форме является обязательным в соответствии с требованиями статьи 169 Налогового кодекса РФ (п.4 Приказа).
При невозможности направить счет-фактуру в электронной форме через оператора(ов) электронного документооборота счет-фактура оформляется на бумажном носителе, кроме случаев, когда выставление счета-фактуры в электронной форме является обязательным.
Однако ситуация, когда одна сторона подписывает электронный первичный учетный документ электронной подписью, а другая – собственноручной, не допускается (Письмо ФНС России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760).
Таким образом, при заключении соглашения об использовании ЭДО с контрагентом, который подключен и использует систему ЭДО, отличную от вашей, необходимо выяснить, поддерживает ли ваш оператор ЭДО функцию роуминга с оператором контрагента. Если ваш оператор поддерживает функцию роуминга, вам не придется отказываться от электронного документооборота или задумываться о смене оператора.
Так как электронные документы создаются и хранятся в системе электронного документооборота, распечатывать и хранить документы на бумажном носителе, как правило, не требуется.
Однако, хозяйствующий субъект в рамках принятой учетной политики или положением о документообороте может предусмотреть вывод и хранение документов на бумажных носителях. Такой документ будет являться копией электронного документа, на котором требуется проставление подписи руководителя и (или) главного бухгалтера. Для целей хранения такой документ может быть заверен подписью ответственного сотрудника организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе. Порядок заверения копии документа предусмотрен "ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п.5.26). На документе следует проставлять отметку “копия электронного документа” (Письмо Минфина России от 03.06.2014 г. № 02-07-05/26571).
С 1 января 2022 года электронные подписи для коммерческой организации можно будет получать только в ФНС (в т.ч. через ее доверенных лиц). Владеть сертификатом сможет лишь тот, кто действует от имени организации без доверенности. Как правило, это гендиректор. Платить за оформление подписи не придется.
Обычные работники не смогут владеть сертификатом подписи организации. Они будут подписывать служебные документы личными электронными подписями (их по-прежнему выдают коммерческие удостоверяющие центры). Для этого понадобится доверенность от организации. Она должна быть машиночитаемой, но, возможно, данное требование пока отложат. Как только станут известны подробности, мы сообщим о них в новостях.
Подпись на имя организации, которую коммерческий удостоверяющий центр выдал должностному лицу в 2021 году, действует и в новом году (если ее срок не истек). Прилагать к ней доверенность не надо.
С уважением,
Специалисты Линии консультаций
Статью подготовила:
Барышникова Ю.В.
Юрист-эксперт Линии консультаций;
Статью проверила:
Новосёлова С.Л.
Руководитель Линии консультаций
