Вопрос:
Данные по километражу и остаткам топлива в навигационной системе транспортного средства и показаниям спидометра не совпадают на конец одной рабочей смены и начало следующей. Как заполнять путевые листы?
Сообщаем:
При использовании путевых листов компания вправе заполнить их не только по показаниям спидометра, но и на основании данных иных приборов учета, например, системы ГЛОНАСС. Главное, чтобы они отражали фактическое расстояние, которое прошел автомобиль. Следовательно, если показатели спидометра и системы ГЛОНАСС расходятся по объективным причинам (из-за технологических особенностей работы данных устройств), но в целом приборы работают исправно, организация вправе производить расчет километража, отталкиваясь либо от показателей спидометра, либо от показателей системы ГЛОНАСС. При этом факт объективности расхождений в показателях приборов и их корректная работа должны быть подтверждены и оформлены документально. То есть, необходимо составить об этом заключение комиссии и приказ руководителя о расчете километража исходя из показателей спидометра или системы ГЛОНАСС.
В письме от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 специалисты Минфина России указали, что организации, не являющиеся автотранспортными, вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Причем при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь. Есть письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, в котором чиновники согласились, что если у компании есть возможность использовать данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь, то для признания налоговых расходов на ГСМ составлять путевые листы не обязательно. Есть также Постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 N А40-19421/13-99-60, где судьи посчитали, что составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий, поэтому нетранспортная компания вправе подтвердить правомерность списания ГСМ документами.
Для списания ГСМ по автомобилю, подключенному к электронной системе, которая контролирует маршрут движения и расход топлива, достаточно отчетов этой системы. Распечатайте их и дайте расписаться водителю (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).
Путевые листы для списания ГСМ нужны, если электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных. Например, контролирует расход топлива, но не отслеживает маршрут автомобиля.
В состав расходов стоимость ГСМ включается по мере их использования на основании путевых листов. Формы путевых листов, обязательные для автотранспортных предприятий, утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Их могут использовать и все другие компании. Можно разработать и собственные формы, которые должны содержать как реквизиты, обязательные для всех первичных документов, так и установленные п. 3 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Такие, в частности, как наименование и номер путевого листа; сведения о сроке его действия; данные о собственнике (владельце) транспортного средства; информация о транспортном средстве и водителе.
Служебный характер поездки, а значит, обоснованность и экономическую целесообразность расходов на ГСМ нужно подтвердить. Для этого в путевом листе подробно пишут сведения о маршруте следования.
Путевой лист нужно оформлять каждый раз до выезда машины в рейс с места постоянной стоянки. Если в течение одного дня (смены) водитель совершает несколько рейсов, лист надо оформлять до начала первой поездки. Путевой лист можно выдавать на любой срок, но только в случае длительного рейса, когда водитель не может ежедневно возвращаться на парковку.
Обратите внимание: с 1 марта 2018 года в обязательных реквизитах путевого листа в числе сведений о транспортном средстве нужно указывать показания одометра при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для его стоянки по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня). А также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места парковки и его заезда на нее (Приказ Минтранса России от 21.12.2018 N 467).
Форму путевого листа и нормы расходования ГСМ по каждому виду транспорта, используемому фирмой, нужно утвердить в учетной политике.
Для налога на прибыль расходы на ГСМ учитывайте полностью, нормировать их не надо (Письмо Минфина от 22.03.2019 N 03-03-07/19283).
05.06.2020
