тел: +7 (343) 228-00-30
КонсультантПлюс в Екатеринбурге и Свердловской области
Местное время 03:20
Консультант Плюс в Екатеринбурге и Свердловской области

Электронно-кадровый документооборот в организации

Электронно-кадровый документооборот в организации

Начнем с того, что введение электронного документооборота (далее - ЭКДО) является правом работодателя, а не его обязанностью. Рассмотрим ситуацию, где работодатель принял решение о введении ЭКДО в организации и его порядок действий при этом.

В соответствии со ст.22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы).

Таким образом, ЭКДО касается любых документов в организации, которые, как правило, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме.

! При этом обратите внимание, что в соответствии с ч.3 ст.22.1 ТК РФ ЭКДО не распространяется на (то есть эти документы в любом случае сохраняются в бумажном виде):

  • на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
  • акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
  • приказ (распоряжение) об увольнении;
  • документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Если Вы решили внедрить в порядок взаимодействия между работником и работодателем ЭКДО, то порядок действий, следующий:

1. Примите локальный нормативный акт о введении электронного кадрового документооборота (ч.2 ст.22.2 ТК РФ). На практике он может называться «Порядок осуществления ЭКДО», «Положение об осуществлении ЭКДО» или по- иному.

В локальном акте можно предусмотреть (ч.3 ст.22.2 ТК РФ):

  • сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления, порядок подачи работником заявления об отказе от взаимодействия с работодателем в режиме ЭКДО;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление на бумажном носителе документов, в отношении которых вы ведете ЭКДО (например, произошел сбой в работе цифровой платформы «Работа в России);

! Обращаем внимание, что ч.3 ст.22.2 ТК РФ не ограничивает работодателя в содержании данного локального акта, соответственно работодатель может в него включить и иные положения.

2. Уведомьте каждого работника о переходе на взаимодействие с вами посредством электронного документооборота и его праве дать согласие на такое взаимодействие (ч.4 ст.22.2 ТК РФ). Трудовое законодательство не предъявляет требований к содержанию уведомления, соответственно оно может быть составлено в свободной форме (рекомендуем отразить в уведомлении такие важные моменты как право отказаться работника от перехода на ЭКДО, срок с которого вводится ЭКДО). Для удобства Вы можете составить реестр, где будет отражена сводная информация об уведомлениях, направленных работникам из-за такого перехода, а также информация об их согласии взаимодействовать с вами в рамках ЭКДО. Форму реестра можете разработать по вашему усмотрению. Нормативно утвержденной нет.

Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника. ТК РФ не предъявляет требования к содержанию согласия, за исключением обязательности письменной формы (ч.5 ст.22.2 ТК РФ). Однако интересен момент в отношении принимаемых работников:

! Согласие не требуется, если лицо принимается на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату нет трудового стажа, то есть принимается на работу впервые (ч.5,7 ст.22.2 ТК РФ). В таком случае отказ работодателя от заключения трудового договора признается правомерным.

! Если у принимаемого лица по состоянию на 31.12.2021 имеется трудовой стаж, то он вправе дать как свое согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, так и отказаться. При этом такой отказ не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора с лицом, поступающим на работу (ч.8 ст.22.2 ТК РФ).

У «старых» работников также есть право отказаться от ЭКДО (ч.8 ст.22.2 ТК РФ). Однако пока такой отказ официально работодателем не получен, безопаснее продолжать взаимодействовать с таким работником в обычном «бумажном» порядке. При этом согласно ч.5 ст.22.2 ТК РФ за работником все же сохраняется право дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО в дальнейшем.

ТК РФ не предусматривает сроки ответа (отказ или согласие) работодателю, поэтому вы можете ввести в ЛНА удобные для вашего документооборота. Если от работника, в установленные в ЛНА сроки так не поступит ни письменного согласия на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО, ни письменного отказа от него, ТК РФ позволяет это признать отказом от указанного взаимодействия в соответствии с ч.5 ст.22.2 ТК РФ.

В случае получения положительного ответа от работника в отношении перехода на ЭКДО, дальнейшее взаимодействие между работником и работодателем в части ознакомления с ЛНА осуществляется посредством информационной системы.

В ходе ЭКДО вы можете использовать (ч.4 ст.22.1 ТК РФ):

  • цифровую платформу "Работа в России" в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в РФ с авторизацией работодателя и работника по логину и паролю Госуслуг - еще недоступен;
  • собственную информационную систему (разрабатывается работодателем самостоятельно).

! Обратите внимание, что положения ТК РФ, касающиеся взаимодействия цифровой платформы "Работа в России" и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг, применяются с 01.09.2022 года.

Электронные кадровые документы работодатель и работник подписывают электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП). Какую электронную подпись можно использовать для взаимодействия посредством электронного документооборота, зависит, в частности, от вида подписываемого документа и применяемой вами информационной системы (ч. 1 - 7 ст. 22.3 ТК РФ). Для трудовых договоров, уведомлений об их изменении, договоров о матответственности и приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю нужна квалифицированная подпись, работнику - неквалифицированная. Для остальных документов работодателю достаточно неквалифицированной подписи, работнику - простой ЭЦП.

! Уволить работника за отсутствие у него электронной подписи нельзя (ч.8 ст.22.2 ТК РФ). При этом работник вправе использовать ранее самостоятельно полученную УКЭП (ч.13 ст.22.2 ТК РФ). При этом если у работника нет электронной подписи, ее должен оформить работодатель (ч.12 ст.22.2 ТК РФ).

В заключении хотим отметить, что хранить электронные документы нужно в течение тех же сроков, что и бумажные, независимо от того, при помощи своей информационной системы или цифровой платформы «Работа в России» работодатель ведет ЭКДО (ч.14 ст.22.3 ТК РФ).

Таким образом, ЭКДО пока только входит в коммерческую жизнь организаций. И не смотря на свои очевидные преимущества (экономия бумаги, времени и человеческого ресурса), все же требует внимательного подхода в части соблюдения прав работника. В связи с этим, чтобы упорядочить процесс перехода на ЭКДО и исключить возможные риски, рекомендуем назначить отдельное ответственное лицо за этот переход.

С уважением,
Специалисты Линии консультаций

Статью подготовила:
Липилина Т.В.
Юрист-эксперт Линии консультаций;

Статью проверила:
Новосёлова С.Л.
Руководитель Линии консультаций

24.02.2022

КонсультантПлюс Сервис О компании
Консультант Плюс в Екатеринбурге и Свердловской области
Компания осуществляет деятельность в области информационных технологий
Включена в Реестр аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ-технологий
Информация на сайте не является публичной офертой
Описание системы Обучение работе Контакты Политика конфиденциальности
Купить систему Консультации специалистов Вакансии
Соглашение об обработке
персональных данных
Отзывы клиентов Бюллетень пользователя Поиск по сайту