Начнем с того, что введение электронного документооборота (далее - ЭКДО) является правом работодателя, а не его обязанностью. Рассмотрим ситуацию, где работодатель принял решение о введении ЭКДО в организации и его порядок действий при этом.
В соответствии со ст.22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы).
Таким образом, ЭКДО касается любых документов в организации, которые, как правило, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме.
! При этом обратите внимание, что в соответствии с ч.3 ст.22.1 ТК РФ ЭКДО не распространяется на (то есть эти документы в любом случае сохраняются в бумажном виде):
- на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Если Вы решили внедрить в порядок взаимодействия между работником и работодателем ЭКДО, то порядок действий, следующий:
1. Примите локальный нормативный акт о введении электронного кадрового документооборота (ч.2 ст.22.2 ТК РФ). На практике он может называться «Порядок осуществления ЭКДО», «Положение об осуществлении ЭКДО» или по- иному.
В локальном акте можно предусмотреть (ч.3 ст.22.2 ТК РФ):
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления, порядок подачи работником заявления об отказе от взаимодействия с работодателем в режиме ЭКДО;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление на бумажном носителе документов, в отношении которых вы ведете ЭКДО (например, произошел сбой в работе цифровой платформы «Работа в России);
! Обращаем внимание, что ч.3 ст.22.2 ТК РФ не ограничивает работодателя в содержании данного локального акта, соответственно работодатель может в него включить и иные положения.
2. Уведомьте каждого работника о переходе на взаимодействие с вами посредством электронного документооборота и его праве дать согласие на такое взаимодействие (ч.4 ст.22.2 ТК РФ). Трудовое законодательство не предъявляет требований к содержанию уведомления, соответственно оно может быть составлено в свободной форме (рекомендуем отразить в уведомлении такие важные моменты как право отказаться работника от перехода на ЭКДО, срок с которого вводится ЭКДО). Для удобства Вы можете составить реестр, где будет отражена сводная информация об уведомлениях, направленных работникам из-за такого перехода, а также информация об их согласии взаимодействовать с вами в рамках ЭКДО. Форму реестра можете разработать по вашему усмотрению. Нормативно утвержденной нет.
Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника. ТК РФ не предъявляет требования к содержанию согласия, за исключением обязательности письменной формы (ч.5 ст.22.2 ТК РФ). Однако интересен момент в отношении принимаемых работников:
! Согласие не требуется, если лицо принимается на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату нет трудового стажа, то есть принимается на работу впервые (ч.5,7 ст.22.2 ТК РФ). В таком случае отказ работодателя от заключения трудового договора признается правомерным.
! Если у принимаемого лица по состоянию на 31.12.2021 имеется трудовой стаж, то он вправе дать как свое согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, так и отказаться. При этом такой отказ не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора с лицом, поступающим на работу (ч.8 ст.22.2 ТК РФ).
У «старых» работников также есть право отказаться от ЭКДО (ч.8 ст.22.2 ТК РФ). Однако пока такой отказ официально работодателем не получен, безопаснее продолжать взаимодействовать с таким работником в обычном «бумажном» порядке. При этом согласно ч.5 ст.22.2 ТК РФ за работником все же сохраняется право дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО в дальнейшем.
ТК РФ не предусматривает сроки ответа (отказ или согласие) работодателю, поэтому вы можете ввести в ЛНА удобные для вашего документооборота. Если от работника, в установленные в ЛНА сроки так не поступит ни письменного согласия на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО, ни письменного отказа от него, ТК РФ позволяет это признать отказом от указанного взаимодействия в соответствии с ч.5 ст.22.2 ТК РФ.
В случае получения положительного ответа от работника в отношении перехода на ЭКДО, дальнейшее взаимодействие между работником и работодателем в части ознакомления с ЛНА осуществляется посредством информационной системы.
В ходе ЭКДО вы можете использовать (ч.4 ст.22.1 ТК РФ):
- цифровую платформу "Работа в России" в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в РФ с авторизацией работодателя и работника по логину и паролю Госуслуг - еще недоступен;
- собственную информационную систему (разрабатывается работодателем самостоятельно).
! Обратите внимание, что положения ТК РФ, касающиеся взаимодействия цифровой платформы "Работа в России" и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг, применяются с 01.09.2022 года.
Электронные кадровые документы работодатель и работник подписывают электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП). Какую электронную подпись можно использовать для взаимодействия посредством электронного документооборота, зависит, в частности, от вида подписываемого документа и применяемой вами информационной системы (ч. 1 - 7 ст. 22.3 ТК РФ). Для трудовых договоров, уведомлений об их изменении, договоров о матответственности и приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю нужна квалифицированная подпись, работнику - неквалифицированная. Для остальных документов работодателю достаточно неквалифицированной подписи, работнику - простой ЭЦП.
! Уволить работника за отсутствие у него электронной подписи нельзя (ч.8 ст.22.2 ТК РФ). При этом работник вправе использовать ранее самостоятельно полученную УКЭП (ч.13 ст.22.2 ТК РФ). При этом если у работника нет электронной подписи, ее должен оформить работодатель (ч.12 ст.22.2 ТК РФ).
В заключении хотим отметить, что хранить электронные документы нужно в течение тех же сроков, что и бумажные, независимо от того, при помощи своей информационной системы или цифровой платформы «Работа в России» работодатель ведет ЭКДО (ч.14 ст.22.3 ТК РФ).
Таким образом, ЭКДО пока только входит в коммерческую жизнь организаций. И не смотря на свои очевидные преимущества (экономия бумаги, времени и человеческого ресурса), все же требует внимательного подхода в части соблюдения прав работника. В связи с этим, чтобы упорядочить процесс перехода на ЭКДО и исключить возможные риски, рекомендуем назначить отдельное ответственное лицо за этот переход.
С уважением,
Специалисты Линии консультаций
Статью подготовила:
Липилина Т.В.
Юрист-эксперт Линии консультаций;
Статью проверила:
Новосёлова С.Л.
Руководитель Линии консультаций
24.02.2022
