О подтверждении расходов при наличии чека ККТ

Описание ситуации:

Организация производит закуп запчастей и других материалов для хозяйственных нужд у ИП. В качестве оправдательных документов прилагаются кассовый чек и товарный счет.

Вопрос:

В праве ли организация учитывать стоимость приобретенных материалов в составе расходов при определении налога на прибыль?

Ответ:

Вероятнее всего, в тексте запроса речь идет о приобретении материалов посредством наличного расчета через подотчетные лица организации. В этой связи сообщаем следующее.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ).

Согласно ст.313 НК РФ подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учета, расчет налоговой базы.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты (п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

По мнению Минфина РФ, кассовые чеки признаются для целей налогового учета первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) (Письма Минфина РФ от 17.09.2008 г. №03-03-07/22, от 03.04.2007 г. №03-03-06/1/209).

Между тем необходимо учитывать, что кассовый чек не соответствует понятию первичного учетного документа, установленному п.2 ст.9 Федерального закона №129-ФЗ, поскольку в нем отсутствуют подписи должностных лиц, кассовый чек не является документом, достаточным для подтверждения произведенных расходов (например, при осуществлении затрат на ГСМ, приобретении услуг, работ и др.). В связи с этим налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие документы (путевые листы, акты оказанных услуг, выполненных работ, договоры и т.д.).

Принимая во внимание, что материалы приобретаются через подотчетных лиц за наличные деньги, то, по нашему мнению, составленный авансовый отчет и приложенный к нему чек ККТ могут являться основанием для включения таких затрат организации в расходы по прибыли. Также не лишним будет составить справку бухгалтера.

Для подтверждения факта оприходования приобретенных материалов, рекомендуем составлять унифицированные формы №М-4 и подписывать ответственными лицами организации.

Наличие у организации товарного счета, в ответе на данный запрос не рассматривается, так он не является унифицированной формой. Однако, документы от продавцов, составленные в произвольной форме и приложенные к авансовому отчету могут рассматриваться в качестве дополнительного подтверждения факта оплаты материалов подотчетными лицами.

Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.