тел: +7 (343) 228-00-30
КонсультантПлюс в Екатеринбурге и Свердловской области
Местное время 21:53
Консультант Плюс в Екатеринбурге и Свердловской области

Нужно ли брать согласие на хранение фото сотрудника

Вопрос: Прошу пояснить является ли фотография в паспорте - биометрическими персональными данными? Необходимо ли включать в общее согласие с работником в перечень предоставляемых данных фотографию или необходимо подписать отдельное согласие на фото в паспорте как передачи биометрических данных?

Ответ: Фотография - изображение человека в электронном виде или отпечаток изображения человека, который содержит физиологические и биологические особенности человека, в целях идентификации человека. Следовательно, фотография, которая позволяет идентифицировать изображенного человека, содержит биометрические персональные данные. Обработка таких данных работника допустима только при наличии его письменного согласия, и их представление не может быть обязательным, за исключением случаев, предусмотренных ч.2 ст.11 Закона N 152-ФЗ (ч.1 , ч.3 ст.11 Закона N 152-ФЗ, Письмо Роскомнадзора от 10.02.2020 N 08АП-6782).

Разъяснения Верховного Суда РФ:

"Суд исходил из того, что сбор, оформление размещение, использование фотографий подпадают под понятие обработки персональных данных с позиции части 3 статьи 3 Закона N 152-ФЗ. Между тем согласия указанных лиц на обработку их биометрических персональных данных (фотографий) в нарушение требования части 1 статьи 11 Закона N 152-ФЗ предприятием получено не было. При таких обстоятельствах суд признал оспариваемое предписание по эпизоду, связанному с нарушением предприятием обработки биометрических персональных данных без письменного согласия их субъектов, соответствующим действующему законодательству и не нарушающим права и законные интересы предприятия".

Некоторые суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении, копии свидетельства о заключении брака и иного, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных, признавая такую обработку избыточной, что нарушает п.5 ст.5 Закона № 152-ФЗ.

Мнения контролирующих ведомств так же расходятся. Роструд считает, что работодатель вправе хранить копии документов при условии получения от работника письменного согласия на обработку персональных данных. А проверяющие Роскомнадзора иногда признают хранение копий паспортов нарушением даже при наличии такого согласия.

При заключении трудового договора гражданин, поступающий на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность (ст. 65 ТК РФ). Требование, а также возможность снять копии паспорта, как и обязанность их хранить, трудовым законодательством не предусмотрены.

Вместе с тем паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие "обработка персональных данных".

Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемыми действующим законодательством. Следовательно, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспорта работника, работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).

Другое дело, когда в компании действует пропускная система. Для получения фотографии на пропуск необходимо взять согласие на обработку биометрических ПД у каждого работника. Обработка биометрических ПД в этом случае будет законна и обоснована (Постановление АС СЗО от 21.11.2017 N А42-342/2017).