Вопрос:
Сотрудник запросил выписки из графиков отпусков за 10 лет работы. Как лучше поступить в данном случае?
Ответ:
Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой. Работодатель не обязан выдавать работнику копию графика отпусков, поскольку в этом документе имеются персональные данные других работников. Поэтому по его запросу выдается выписка из графика отпусков. Выписка отражает лишь необходимую часть информации, находящейся в исходных документах, относящуюся к конкретному работнику.
Исходными документами для оформления выписки являются ежегодные утвержденные графики отпусков. Но в данном случае это не всегда возможно, в связи с истечением срока хранения исходных документов. Срок хранения графика отпусков установлен Перечнем типовых управленческих документов архива. Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 г. № 558, в соответствии с которым срок хранения графика составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график). Например, график отпусков на 2012 год, утвержденный за две недели до нового года, вступил в действие первого января 2012 года и действовал до 31 декабря 2012 года. С первого января 2013 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2014 года. Следовательно, в 2021 году этот документ не может быть использован, т.к. скорее всего он уже утилизирован в связи с истечением срока хранения.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 №236. Новый срок хранения графика отпусков теперь составляет 3 года со дня окончания действия графика. Таким образом, для подготовки выписки в 2021 году можно использовать графики отпусков за 2019 – 2021 года.
В связи с отсутствием необходимых для оформления выписок графиков отпусков можно обратиться к приказам о предоставлении отпуска. В соответствии с новым Перечнем, установленным приказом Росархива № 236, приказы по отпускам хранятся 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы на отпуск включаются в личное дело, то они хранятся либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года.
При этом надо учесть, что приказы на отпуска работников со вредными, опасными, тяжелыми условиями труда, а также по уходу за детьми и отпуска без содержания хранятся 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).
Таким образом, по истечении сроком хранения документов, на основании которых могут быть подготовлены соответствующие выписки, работодатель вправе отклонить запрос о предоставлении данных за предыдущие годы.
Законодательством не предусмотрена правила и форма выписки из графика отпусков. Как правило, выписка из документа оформляется на бланке организации. В качестве наименования такого документа указывают: «Выписка из» и следом приводят наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляют. Выписка должна содержать следующие сведения: реквизиты организации, дата утверждения графика отпусков, дата и номер приказа; название подразделения, должности (профессии), ФИО работника. табельный номер, длительность отпуска в календарных днях, плановая и фактическая даты начала отпуска. Также надо указать должность, ФИО сотрудника, подписавшего исходный документ. Личная подпись этого лица в выписке не ставится. Для придания юридической силы выписка должна быть заверена уполномоченным работником организации.
