Выдача копий документов работнику: что должен, а что не обязан выполнять работодатель

Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя предоставлять работнику документы, связанные с его работой, не только при увольнении, но и в период его работы в организации.

Причины таких запросов могут быть разные и работодатель не вправе требовать от работника указывать конкретную причину запроса. На это указал Верховный Суд РФ (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 07.12.2020 года № 56-КГ20-8-К9).

Какие же документы работник вправе требовать, а в каких случаях работодатель не обязан выполнять просьбу работника

Документы, связанные с трудовой деятельностью, перечислены в ст.62 ТК РФ: трудовая книжка, выписка из трудовой книжки (за исключением случаев, когда трудовая книжка на работника не ведется), копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое.

Поскольку перечень документов завершается словами "и другое", список запрашиваемых документов является открытым. Однако следует учитывать, что главным критерием предоставления документов выступает относимость их к трудовой деятельности конкретного работника.

Например, работник может запросить копию приказа о премировании, наложении дисциплинарного взыскания, отстранении от работы, привлечения к сверхурочным работам, работам в выходные и нерабочие праздничные дни.

Из судебной практики следует, что служебная характеристика работника также является одним из документов, связанных с работой и работодатель обязан по требованию работника ее выдать (Определение Санкт-Петербургский городского суда от 18.01.2012 N 33-410, Определении Московского городского суда от 08.09.2011 N 33-28750).

А вот если работник запрашивает документы, которые не содержат и не описывают его трудовую деятельность, то выдавать такие документы работодатель не обязан. Например, локальные нормативные акты организации, штатное расписание, должностные инструкции иных работников, графики отпусков, табели учета рабочего времени, документы с конфиденциальной информацией.

Указанные выводы поддерживаются большинством судов, поскольку такие документы не имеют отношения к выполнению конкретной трудовой функции конкретного работника, являются локальными нормативными актами организации и непосредственно трудовую деятельность работника не регулируют (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 28.05.2014 по делу N 33-6823/2014, Апелляционное определение Московского городского суда от 12.07.2019 по делу N 33-31133/2019, Решение Петродворцового районного суда Санкт-Петербурга от 16.07.2020 N 2-724/2020, Решение Тульского областного суда от 02.10.2019 N 21-233/2019).

Однако есть и противоположная позиция. Работодатель отказал работнику в выдаче регламента организации работы резерва проводников, инструкции по делопроизводству, Технологического процесса (с приложениями), маршрутов формы ФТУ-33. Работник пожаловался в ГИТ, была назначена проверка, по результатам которой вынесены предписания об устранении нарушения прав работника. Работодатель обратился в суд. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции, с выводами которого согласилась апелляционная и кассационная инстанция, исходил из того, что оспариваемые предписания главного государственного инспектора труда и акт проверки являются законными, составлены с целью устранения нарушения трудовых прав работника уполномоченным должностным лицом: работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копии документов, связанных с работой, что носит гарантийный характер и направлено на обеспечение защиты интересов работника. При этом перечень таких документов не является исчерпывающим, как и не содержится указания на выдачу истребуемых документов в одном экземпляре. Документы, запрошенные у работодателя были связаны с рассмотрением индивидуального трудового спора о восстановлении на работе и хотя и не содержат сведений о работе конкретного работника, однако непосредственно затрагивают его права и обязанности, не отнесены законом к сведениям ограниченного доступа, следовательно, в связи с чем работник наделен правом ознакомиться с указанными документами и получить их копии (Кассационное определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 28.06.2022 N 88а-17055/2022).

Специалисты Роструда тоже не единодушны в этом вопросе: одни настаивают на необходимости выдачи копий ЛНА (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопросы N 152447 от 04.08.2021, N 136738 от 10.09.2020, N 69010 от 18.03.2016), другие не считают это обязательным (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопросы N 137615 от 28.09.2020, N 112071 от 19.07.2019, N 87751 от 03.07.2017).

Кроме того, не допустима выдача документов, в которых упоминаются персональные данные других работников. Например, в приказе о премировании зачастую перечисляются персональные данные других работников. Во избежание нарушения законодательства о защите персональных данных в таком случае, по нашему мнению, работнику может быть выдана выписка из приказа.

Аналогичным образом решен вопрос при выдаче сведений о страховом стаже. Так как форма расчета по страховым взносам предоставляется в контролирующие органы в целом по организации, соответственно содержит персональные данные всех работников, то при увольнении выдайте работнику персонифицированные сведения о застрахованном лице в виде заверенных выписок (п. п. 2, 8, 12 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ, п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Порядок выдачи документов

Заявление о выдаче документов или их заверенных копий работник подает в письменной форме, либо направляет в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо через цифровую платформу "Работа в России" при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота (ч.10 ст.22.3 ТК РФ).

Следовательно, основанием для выдачи документов является письменный запрос работника, устную просьбу работодатель вправе проигнорировать.

В заявлении работник обязан указать перечень запрашиваемых документов, а в случае ведения работодателем электронного документооборота – так же способ их предоставления (это следует из ч.11 ст.22.3 ТК РФ, а так же Письма Министерства труда и социальной защиты РФ от 27.03.2023 года № 14-6/ООГ-2211):

• в форме копии электронного документа на бумажном носителе, или
• в форме электронного документа, при условии ее использования работодателем в целях осуществления электронного документооборота.

Со дня подачи заявления работником у работодателя есть три дня для подготовки и выдачи документов. Этот срок установлен в ч.11 ст.22.3, ч.1 ст.62 ТК РФ. День подачи заявления засчитывается в общий трехдневный срок (ст.14 ТК РФ). В пользу этого мнения свидетельствует и судебная практика (см. решение Верховного суда Республики Башкортостан от 19.10.2020 по делу N 21-978/2020).

Законодательством не предусмотрено ограничений при выдаче документов бывшему работнику. При этом ни период, ни срок, прошедший со дня увольнения значения не имеют (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 07.12.2020 N 56-КГ20-8-К9, Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 20.08.2020 N 88-5249/2020).

При подготовке документов следует руководствоваться сроком, установленным ст.62 ТК РФ (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 28.04.2022 N 88-7298/2022).

Так же законом не ограничено число запросов, в том числе, о повторной выдаче документов. Если работник повторно запрашивает документы, которые ранее уже запрашивал (например, утерял их), работодатель обязан их выдать.

Во всех перечисленных случаях документы следует выдать безвозмездно.

Бумажные копии документов должны быть надлежащим образом заверены. Требования к заверению документов указаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Надпись заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Пример:

Выдачу документов зафиксируйте в журнале учета выдачи документов работникам, если такой ведется в организации. Можно оформить реестр выданных работнику документов, который вложить в личное дело, или получите от работника расписку, например, на обороте запроса.

Как быть, если работник не явился за документами

Порядок действий работодателя в этом случае законом не описывается. Однако суды отмечают, что невозможность вручить документы в связи с неявкой работника не считается уважительной причиной нарушать ст. 62 ТК РФ. Кроме того, в одних случаях суды говорят о необходимости направить работнику уведомление о готовности документов, в других - направить непосредственно запрошенные документы.

В случае неявки работника за документами рекомендуем, во-первых, составить акт. Практика показывает, что полезно актировать все события, которые могут стать поводом для спора. Далее, чтобы не нарушить предусмотренный законом срок для выдачи документов, направьте работнику уведомление о готовности документов к выдаче, либо запрошенные документы почтой. Это нужно сделать до конца третьего дня. Документы лучше отправить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Тогда у работодателя останется подтверждение, что именно было отправлено в письме (это фиксируется в описи) и кто именно получил отправление (Апелляционное определение Московского городского суда от 10.07.2019 по делу 33-29817/2019).

К аналогичным выводам пришел Роструд, рассматривая актуальные вопросы от работников и работодателей (Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за март 2018 г.).

Можно ли выдать документы представителю работника?

Да, можно, если представителем предъявлена заверенная у нотариуса доверенность, из которой прямо следует полномочие на получение документов от работодателя. На основании такой доверенности представитель вправе сам обратиться с заявлением о выдаче документов в отношении своего доверителя (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.09.2020 года по делу № 33-34325/2020).

Неправомерный отказ в выдаче документов, связанных с работой или их копий, нарушение срока выдачи документов, влечет административную ответственность по ч.1, ч.2 ст.5.27 КоАП РФ. Кадровый работник, кроме того, может быт быть привлечен к дисциплинарной ответственности, а работник вправе требовать компенсации морального вреда.

Таким образом, рекомендуем внимательно относиться к запросам работников о предоставлении документов и оценивать запрашиваемые документы с точки зрения относимости документов непосредственно к трудовой деятельности работника.

С уважением,
Специалисты Линии консультаций

Статью подготовила:
Барышникова Ю.А.
Юрист -эксперт Линии консультаций;

Проверила
Новосёлова С.Л.
Руководитель Линии консультаций
22.05.2023