Описание ситуации:
Работник предоставил отчет по командировке в бухгалтерию филиала через 2 месяца, вместо установленных законодательством 3х дней.
Вопрос:
Имеет ли право работодатель не принять просроченные авансовые отчеты по командировочным расходам в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Ответ:
Если работник не представил в законодательно установленный срок авансовый отчет по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы, и не произвел окончательный расчет по ним, можно говорить о наличии у работника долга перед работодателем.
Статьей 137 ТК РФ предусмотрено, что работодатель может производить удержания из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Согласны с вышесказанным и в Федеральной службе по труду и занятости (см. Письмо Роструда от 11.03.2009 г. №1144-Т3).
Удержания возможны, только если физическое лицо не оспаривает их основания и размер. Роструд в Письме от 09.08.2007 г. №3044-6-0 указал: чтобы удержать подотчетную сумму из заработной платы работника, необходимо получить его письменное согласие.
Работодатель вправе издать приказ (распоряжение) об удержании долга не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса или погашения задолженности. С таким приказом следует ознакомить работника, а еще лучше, чтобы на приказе он собственноручно написал, что не возражает против удержания из зарплаты подотчетной суммы.
Статья 138 ТК РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20% суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. И только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, общая удерживаемая сумма может составлять до 50% суммы, причитающейся к выплате.
Если работник оспаривает удержание или пропущен месячный срок, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы невозвращенного аванса. Она может быть взыскана с работника только через суд. Для этого руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновным работником причиненного ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с осужденных лиц на основании исполнительных листов, выдающихся судом на основании принятого им решения.
Если за работником числится долг по командировке, сумму которого он не оспаривает, и администрация предприятия не предпринимает никаких мер по его взысканию, сумма задолженности включается в совокупный доход работника в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности (ст.210 НК РФ). Так считают налоговые инспекторы на местах. При последующем представлении авансового отчета либо погашении долга по этим суммам производится перерасчет НДФЛ.
Однако арбитражные суды не всегда согласны с такой трактовкой дохода.
Что касается отнесения затрат по командировке в состав расходов по налогу на прибыль, то сообщаем следующее.
В соответствии с подп.12 п.1 ст.264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы.
К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п.1 ст.252 НК РФ.
Согласно подп.5 п.7 ст.272 НК РФ, датой осуществления таких расходов признается дата утверждения авансового отчета.
Срок предоставления авансового отчета в такой ситуации значения не имеет.
При этом, организация самостоятельно принимает решение о включении или не включении таких сумм в состав расходов по налогу на прибыль, в случае, если работник все таки предоставил авансовый отчет.
Обратим ваше внимание, что воспользоваться правом на вычет НДС в отношении «не принимаемых» расходов в такой ситуации будет весьма затруднительно.
Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.
(Ответ подготовлен с использованием материалов СПС Консультант Плюс)
