Описание ситуации:
Сотруднику нашей организации были перечислены подотчетные суммы в связи с поездками в командировку в период с января 2012 по февраль 2012 на общую сумму 12 000 рублей. Подтверждающие документы на командировочные расходы предоставлены в сумме 5 000, остальная сумма не подтверждена расходными документами.
Вопрос:
Является ли не подтвержденная расходными документами сумма материальной выгодой? На основании каких документов мы можем включить не подтвержденную сумму в доход работника и какие налоги следует начислить с этой суммы? На основании каких документов мы можем удержать не подтвержденную расходными документами сумму подотчетных средств из заработной платы?
Ответ: В соответствии со ст.210 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у них возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой согласно ст.212 НК РФ.
В силу ст.41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить.
Таким образом, НК РФ связывает возникновение обязанности по уплате НДФЛ с получением налогоплательщиком (физическим лицом) дохода в денежной, натуральной формах или в виде материальной выгоды.
Отметим, что налоговый орган, как правило, считает, что, если работник, получивший деньги под отчет, не подтвердил документально расходование денег по целевому назначению и не вернул излишки в кассу, он использовал их в личных целях, т.е. получил доход. Поэтому указанные денежные суммы облагаются НДФЛ.
Если документы, которые подтверждают фактические расходы работников из выданных под отчет средств на цели, связанные с производственной деятельностью, отсутствуют, то судьи считают, что инспекция имеет право увеличить налоговую базу по НДФЛ на всю подотчетную сумму (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 04.06.2007 г. №Ф04-3478/2007(34785-А46-43) по делу №А46-5176/2006).
Мы считаем, что с таким подходом можно спорить, поскольку деньги выдавались работнику именно под отчет, для производственной необходимости. В НК РФ отсутствуют нормы о том, что просроченные авансы у подотчетных лиц являются их материальной выгодой.
Таким образом, подотчетные суммы, не подтвержденные документами и не возвращенные в срок, это не доход работника, а его задолженность перед организацией. Эту задолженность организация в установленном законом порядке имеет возможность удержать из его заработной платы, взыскать с него в судебном порядке. Аналогичные разъяснения даны в Письмах Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 г. №1144-ТЗ, от 09.08.2007 г. №3044-6-0. Доходом сотрудника указанная задолженность может стать только в случае прощения долга. К такому же выводу приходят и суды (Постановления ФАС УО от 19.08.2004 г. №Ф09-3354/04-АК, ФАС ЦО от 08.01.2004 г. №А54-2875/03-С21).
Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.
(Ответ подготовлен с использованием материалов СПС Консультант Плюс)
