О подтверждении командировочных расходов

Вопрос:

Командированный сотрудник оплатил со своей банковской карты авиабилеты и забронировал гостиницу через систему интернет-бронирования отелей Booking.com. В предоставленной к авансовому отчету выписке по банковскому счету сотрудника в стоимости бронирования выделен НДС. По прилету сотрудник предоставил электронные авиабилеты и посадочный талон. Достаточно ли этих документов для подтверждения расходов для налогообложения прибыли и для списания НДС услуг гостиницы?

Ответ:

Расходы на проезд (авиаперелет)

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета, посадочный талон (иные документы), подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, соответствующие требованиям статьи 252 Кодекса и Закона N 63-ФЗ.

НДС по авиабилету (в том числе электронному) на проезд командированного работника можно принять к вычету, если соблюдены следующие условия (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письма Минфина России от 30.10.2020 N 03-07-09/94559, от 14.10.2015 N 03-07-14/58804, ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/8565 (п. 2)):

авиабилет оформлен на бланке строгой отчетности с выделенной в отдельной строке суммой НДС;
стоимость расходов на проезд командированного работника учитывается при расчете налога на прибыль.

Таким образом, в рассматриваемом случае, распечатанных электронных авиабилетов и посадочных талонов достаточно для подтверждения авиаперелета.

Расходы на проживание

Контролирующие органы не дают конкретного ответа на вопрос о документальном подтверждении расходов на проживании при заказе жилья для командированного работника при помощи сайтов, которые предназначены для поиска жилья для краткосрочной аренды (см. Письмо Минфина России от 07.03.2018 N 03-03-06/1/14620, Письмо ФНС России от 25.02.2021 N СД-4-3/2400@ «О порядке реализации российскими организациями права на применение налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость при приобретении у иностранной организации услуг по он-лайн бронированию мест временного размещения и проживания физических лиц (посетителей) и учета сумм НДС по оплаченным услугам в составе расходов при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения»).

Поясняют только, что документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций будет являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы.

Полагаем, расходы работника на наем жилого помещения в этом случае можно подтвердить:

квитанцией о бронировании с сайта с указанием адреса арендуемого жилого помещения, Ф.И.О. работника, направляемого в служебную командировку, наименования организации, направляющей работника в служебную командировку, периода проживания. Как правило, квитанция составляется на английском языке, поэтому необходимо приложить перевод;
квитанцией об оплате и (или) выпиской со счета банковской карты работника, подтверждающими оплату аренды жилого помещения в период нахождения работника в служебной командировке.

Что касается учета НДС при оплате услуг бронирования, то как следует из разъяснений ФНС, то и для вычета по НДС и для учета в расходах, если компания применяет УСНО, необходимо подтвердить такие расходы договорами или расчетными документами, где выделена сумма НДС и указаны ИНН и КПП иностранной организации, также имеется документ, подтверждающий перечисление оплаты, включая сумму НДС, иностранной компании (Информация ФНС России (https://www.nalog.ru/rn77/news/activities_fts/10662359/,Письмо ФНС России от 25.02.2021 N СД-4-3/2400@).

Таким образом, чтобы подтвердить услуги бронирования в электронном виде, кроме выписки со счета работника об оплате следует распечатать квитанцию о бронировании с сайта (как уже было сказано выше).

29.10.2021