Описание ситуации:
Организацией выдана доверенность не сотруднику предприятия на совершение следующих действий: получать документы и представлять интересы общества и нести финансовые расходы в интересах общества. С данным человеком не заключены никакие договоры. Он предоставил в бухгалтерию отчетные документы (чеки ККМ, квитанции от нотариуса).
Вопросы:
1.Правомерно ли выдать такую доверенность?
2.Можно ли на основании предоставленных документов и авансового отчета на сотрудника предприятия выдать ему денежные средства подотчет?
3.Можно ли отнести на затраты вышеуказанные суммы?
Ответы:
1.В соответствии с п.5 ст.185 Гражданского кодекса РФ (далее по тексту – ГК РФ), доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Среди субъектов отношений, связанных с выдаваемыми организациями доверенностями, принято выделять следующих:
- представляемый (или доверитель) - это, собственно, сама организация, от имени и в интересах которой представитель совершает юридически значимые действия - сделки;
- представитель (или доверенное лицо) - физическое или юридическое лицо, наделенное полномочиями по совершению юридически значимых действий от имени и в интересах представляемого. При этом если доверенность правильно оформлена и выдана в установленном порядке, то совершенные представителем на ее основании действия порождают правовые последствия именно для представляемого.
- третьи лица - физические или юридические лица, с которыми в результате действий представителя возникают, изменяются или прекращаются конкретные права и обязанности представляемого.
Кроме того, законом не запрещено указывать в качестве представителей по доверенности лиц, не состоящих в штате организации.
Таким образом, с нашей точки зрения, выдавать такую доверенность организация вправе.
2.Авансовый отчет (форма №АО-1) является одним из документов, подтверждающих расходы организации на приобретение через подотчетных лиц товаров, работ, услуг. В соответствии с Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет», утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. №55, форма №АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетному лицу на административно-хозяйственные нужды. В соответствии с вышеупомянутыми Указаниями, оформление авансового отчета на физическое лицо, не являющего сотрудником организации не запрещается.
При этом в случае, когда аванс физическому лицу не выдавался, оснований для оформления авансового отчета нет.
Однако, на практике при таких обстоятельствах, все же возможно оформить авансовый отчет с указанием потраченной суммы в виде перерасхода. После утверждения руководителем авансового отчета организация вправе возместить физическому лицу стоимость приобретенных материалов.
3.В налоговом учете расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п.1 ст.252 НК РФ). При этом следует иметь иные первичные документы помимо авансового отчета. Так, Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 24.12.2007 г. №09АП-16734/2007-АК указал на неправомерность признания возмещенных физическим лицам расходов на приобретение материальных ценностей в случае выдачи наличных денежных средств из кассы после покупки товара и составления авансового отчета без договора купли-продажи и других каких-либо первичных документов.
К налоговому учету приобретенные материалы принимаются по стоимости их приобретения (п.2 ст.254 НК РФ). Расходы в виде стоимости приобретенных материалов при определении налоговой базы по налогу на прибыль учитываются при передаче их в производство (подп.1 п.1 ст.254, абз.2 п.2 ст.272 НК РФ), услуги по мере подписания соответствующих актов. При этом все действия, производимые физическим лицом, должны быть осуществлены от имени организации по предъявленной поставщику доверенности. В свою очередь, документы от поставщика должны быть выписаны и оформлены на организацию.
Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.
(Ответ подготовлен с использованием материалов СПС КонсультантПлюс)
