Вопрос:
В организации установлено два способа выдачи сотрудникам подотчетных сумм: наличными из кассы организации или безналичным способом путем перечисления на корпоративную карту. Возможно ли перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты сотрудников? Может ли сотрудник, получивший подотчетные суммы из кассы, неизрасходованные денежные средства передать другому сотруднику?
Ответ:
Деньги можно выдавать под отчет путем их перечисления на личные банковские карты, в том числе на "зарплатные" карты работников (Письма Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, от 21.07.2017 N 09-01-07/46781, Письмо Банка России от 31.05.2018 N 04-45-7/4048).
Для этого нужно:
- взять реквизиты для перечисления из заявления подотчетного лица или из приказа руководителя (в них они должны быть указаны);
- в платежном поручении в поле 24 "Назначение платежа" написать, что средства выдаются под отчет. Например, так: "Под отчет на оплату командировочных расходов", "Под отчет на хозяйственные нужды".
Если подотчетные суммы перечисляются на карту сотрудника Код вида дохода не указывается (Письмо ЦБ от 10.07.2020 N 45-1-2-ОЭ/10700).
Возможность перечисления подотчетных денежных сумм на зарплатные карты работников, равно как и порядок расчетов с подотчетными лицами в такой ситуации, организация может закрепить в локальном нормативном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Формулировка может быть следующей: "Все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников".
А вот в учетной политике подобный способ выдачи подотчетных средств, полагаем, закреплять необязательно, хотя Минфин России и высказал такое мнение в Письме от 25.08.2014 N 03-11-11/42288. Дело в том, что способ расчета с подотчетными лицами не относится к способам ведения бухучета, утверждать которые требуется в учетной политике (ч. 1 ст. 8 Федерального закона N 402-ФЗ).
При этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (Письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).
Относительно передачи подотчетных сумм одним сотрудником другому. Действующим законодательством не предусмотрена передача денег, полученных под отчет, другому лицу. Отчитаться за полученные деньги обязано подотчетное лицо, которому они были выданы (п. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
Если у вас возникла необходимость передать подотчетную сумму другому лицу, нужно оформить возврат в кассу организации неиспользованного аванса, сдать эти деньги в банк (Письмо Банка России от 09.07.2020 N 29-1-1-ОЭ/10561). Затем снова снять с банковского счета и только потом оформить выдачу денег другому подотчетному лицу.
10.04.2025
