Вопрос: В отделе кадров организации не велись журналы регистрации приказов, трудовых договоров и т.п. Новый специалист отдела кадров решил навести порядок в отделе кадров и завел журналы регистрации документов. Подскажите, пожалуйста, как начать регистрацию документов, с какого номера? Допустимо ли с первого номера и даты начала ведения журнала? Необходимо ли записать в журнал приказы, которые были ранее при другом специалисте ОК? Несет ли новый специалист ОК ответственность за то, что кадровые документы, которые велись до него, находятся в полном беспорядке и некоторые даже отсутствуют? Должен ли он их привести в соответствие, напечатать отсутствующие?
Ответ: При смене специалиста по кадровой работе необходимо составить Акт приема-передачи дел. Независимо от того, по каким причинам кадровое делопроизводство организации велось с нарушениями требований законодательства, новому специалисту-кадровику необходимо эти нарушения исправить, так как это может повлечь для работодателя штрафные санкции со стороны проверяющих органов. Поскольку многие вопросы ведения делопроизводства не регламентированы законодательством, следует разработать и утвердить Инструкцию по ведению кадрового делопроизводства в организации. В качестве основы можно использовать Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 №76.
В настоящее время правовые акты, принятые государственными органами и действующие на уровне страны, четко не описывают порядок регистрации приказов. Однако в практике делопроизводства сложились определенные правила регистрации распорядительных документов. Приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, т.е. нумерация начинается с 01 января года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. При этом для регистрации приказов по личному составу может использоваться несколько журналов в зависимости от тематики документов. Для регистрации документов применяются журналы и карточки на бумажном носителе. Если в организации используется система электронного документооборота, то принято создавать отдельные группы регистрации указанных приказов. Кроме того, группировка приказов для регистрации связана еще и с разными сроками хранения документов (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).
С чего же начать? Прежде всего специалисту по кадрам необходимо провести самостоятельный аудит документов кадровой службы, определить необходимый набор документов; проверить их наличие и при отсутствии создавать их; проверить, не требуется ли приведение в соответствие с действующим законодательством существующих документов. Документы за прошлые годы сгруппировать согласно номенклатуре дел. В журналы регистрации этого года внести сведения о всех документах, изданных в этом году.
Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).
