тел: +7 (343) 228-00-30
КонсультантПлюс в Екатеринбурге и Свердловской области
Местное время 18:46
Консультант Плюс в Екатеринбурге и Свердловской области

В отделе кадров организации не велись журналы регистрации приказов, трудовых договоров и т.п.

Вопрос: В отделе кадров организации не велись журналы регистрации приказов, трудовых договоров и т.п. Новый специалист отдела кадров решил навести порядок в отделе кадров и завел журналы регистрации документов. Подскажите, пожалуйста, как начать регистрацию документов, с какого номера? Допустимо ли с первого номера и даты начала ведения журнала? Необходимо ли записать в журнал приказы, которые были ранее при другом специалисте ОК? Несет ли новый специалист ОК ответственность за то, что кадровые документы, которые велись до него, находятся в полном беспорядке и некоторые даже отсутствуют? Должен ли он их привести в соответствие, напечатать отсутствующие?

Ответ: При смене специалиста по кадровой работе необходимо составить Акт приема-передачи дел. Независимо от того, по каким причинам кадровое делопроизводство организации велось с нарушениями требований законодательства, новому специалисту-кадровику необходимо эти нарушения исправить, так как это может повлечь для работодателя штрафные санкции со стороны проверяющих органов. Поскольку многие вопросы ведения делопроизводства не регламентированы законодательством, следует разработать и утвердить Инструкцию по ведению кадрового делопроизводства в организации. В качестве основы можно использовать Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 №76.

В настоящее время правовые акты, принятые государственными органами и действующие на уровне страны, четко не описывают порядок регистрации приказов. Однако в практике делопроизводства сложились определенные правила регистрации распорядительных документов. Приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, т.е. нумерация начинается с 01 января года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. При этом для регистрации приказов по личному составу может использоваться несколько журналов в зависимости от тематики документов. Для регистрации документов применяются журналы и карточки на бумажном носителе. Если в организации используется система электронного документооборота, то принято создавать отдельные группы регистрации указанных приказов. Кроме того, группировка приказов для регистрации связана еще и с разными сроками хранения документов (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

С чего же начать? Прежде всего специалисту по кадрам необходимо провести самостоятельный аудит документов кадровой службы, определить необходимый набор документов; проверить их наличие и при отсутствии создавать их; проверить, не требуется ли приведение в соответствие с действующим законодательством существующих документов. Документы за прошлые годы сгруппировать согласно номенклатуре дел. В журналы регистрации этого года внести сведения о всех документах, изданных в этом году.

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

КонсультантПлюс Сервис О компании
Консультант Плюс в Екатеринбурге и Свердловской области
Компания осуществляет деятельность в области информационных технологий
Включена в Реестр аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ-технологий
Информация на сайте не является публичной офертой
Описание системы Обучение работе Контакты Политика конфиденциальности
Купить систему Консультации специалистов Вакансии
Соглашение об обработке
персональных данных
Отзывы клиентов Бюллетень пользователя Поиск по сайту