Описание ситуации:
Порядок ведения кассовой книги.
Вопрос:
Подскажите, пожалуйста, правильно ли заводить кассовую книгу на 1 год и 2,5 месяца. Возможно ли в середине года начинать вести книгу в электронном виде и если нет то, как нужно было делать.
Ответ:
В соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка РФ от 22.09.1993 г. №40 (далее - Порядок), все организации обязаны вести кассовую книгу (форма №КО-4). В ней фиксируются суммы наличных денег, принятые и выданные организацией, по дням, указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.
Отметим, что кассовую книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц - в зависимости от количества кассовых операций у организации. По окончании периода кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов». Эта запись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Согласно п.25 Порядка, на предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц. В последней за календарный год машинограмме указывается общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается. На основании п.26 Порядка, контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Таким образом, учитывая изложенные выше нормы, представляется, что организация вправе завести кассовую книгу не с начала отчетного года (не обязательно с 1 января). При этом, начинать ведение кассовой книги рекомендуем с первого числа (года, квартала или месяца). Прекратить ведение кассовой книги организация, по нашему мнению, также вправе в конце любого отчетного периода (года, квартала или месяца). Прекратив ведение кассовой книги в печатном варианте, организация может начать вести ее в электронном. Основополагающим моментом в данной ситуации будет являться соблюдение организацией норм п.23 Порядка, а именно, каждое предприятие обязано вести только одну кассовую книгу.
В любом случае, период (срок) ведения (использования) кассовой книги должен быть указан в соответствующих графах формы №КО-4 и соблюден. Также рекомендуем составить локально-нормативный документ (Приказ руководителя организации или пр.), регулирующий порядок ведения кассовой книги в организации. Это, по нашему мнению, позволит избежать возникновения возможных разногласий с контролирующими органами.
