Об отсутствии подписи главного бухгалтера в ПКО

Описание ситуации:

В квитанции к ПКО поставщика отсутствует подпись главного бухгалтера (чек ККМ имеется).

Вопрос:

Насколько правомерно принятия такого документа к учету? Какие могут быть последствия?

Ответ:

Согласно п.2.2 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденному Банком России 12.10.2011 г. №373-П, приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций возложена КоАП РФ на должностных и юридических лиц. Например, согласно ст.14.5 КоАП РФ продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1,5 тыс. до 2 тыс. руб.; на должностных лиц - от 3 тыс. до 4 тыс. руб.; на юридических лиц - от 30 тыс. до 40 тыс. руб.

Согласно ст.15.1 КоАП, нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб.; на юридических лиц - от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

Обращаем ваше внимание, что из Определения Конституционного Суда РФ от 16.10.2003 г. №329-О следует, что налогоплательщик не несет ответственности за действия своих контрагентов и на него нельзя возлагать дополнительные обязанности, не предусмотренные законом. В данном случае Закон о ККТ был нарушен продавцом, не выдавшим кассовый чек, а не организацией, оплатившей расходы наличными деньгами. У последней же отсутствуют обязанность контролировать исполнение этого Закона продавцом и возможность каким-либо образом влиять на действия (бездействие) нарушителя.

Отметим, что в Постановлении ФАС Уральского округа от 02.05.2006 г. №Ф09-2757/06-С2 по делу №А60-31794/04, суд указал, что представленная сотрудником квитанция к приходно-кассовому ордеру от 03.01.2003 не содержит подписей главного бухгалтера и кассира предприятия, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и в силу ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не является доказательством произведенных расходов. Это дало основание суду согласиться с выводом инспекции о том, что подотчетную сумму нужно включить в базу для исчисления ЕСН.

Таким образом, по аналогии с приведенными выше выводами суда, можно предположить, что в настоящий момент, не исключен риск доначисления страховых взносов, а также включение этих сумм в доход работника, вносившего оплату в кассу контрагента.

Однако, принимая во внимание, что имеется чек ККТ, то организация, все же вправе включить в расходы такие затраты. Следует также составить авансовый отчет на подотчетное лицо и объяснительную записку о том, что деньги были оплачены через подотчетное лицо в рамках заключенного с поставщиком договора. Т.е. подотчетное лицо действовало в интересах работодателя.

Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.