Вопрос:
Работник поедет в командировку на личном автомобиле. Как правильно оформить командировку работника на личном автомобиле?
Ответ:
Для того чтобы направить работника в служебную командировку, необходимо распоряжение работодателя в письменной форме (например, приказ о направлении работника в командировку)( ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках). Оформление дополнительных документов для командирования работника может быть предусмотрено локальным нормативным актом, принимаемым работодателем в соответствии с ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Например, в таком акте может содержаться требование об оформлении непосредственным руководителем работника служебной записки с указанием задач, которые последнему необходимо выполнить в командировке. Оформлять командировочное удостоверение в настоящее время не обязательно. Командировочное удостоверение по форме Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, может продолжать оформляться при условии, что принимающая сторона будет его заполнять.
Если работник едет на личном автомобиле в приказе о направлении в командировку укажите, что работник едет на своем автомобиле, выпишите путевой лист. Заключите с работником соглашение об использовании автомобиля в служебных целях или договор аренды автомобиля с экипажем. Возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235). К авансовому отчету работник должен приложить путевой лист, чеки на ГСМ и служебную записку с датами выезда в командировку и возвращения.
Если заключили соглашение об использовании личного автомобиля, работнику выплачивается компенсация, которая включает и расходы на ГСМ. НДФЛ и взносы на компенсацию не начисляют. Для налога на прибыль компенсацию учитывают в пределах лимита: 1 200 руб. в месяц за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше, 1 500 руб. - с двигателем больше 2 000 куб. см (Письма Минфина от 06.12.2019 N 03-04-06/94977, от 12.08.2022 N 03-03-06/1/78804, от 29.06.2023 N 03-03-06/2/60502).
По мнению Минфина России, если работник организации направлен в служебную командировку на личном автомобиле, за использование которого ему выплачивается компенсация, то данную компенсацию для целей налога на прибыль можно учесть в пределах норм согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом в размере компенсации учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (в частности, бензин и горюче-смазочные материалы) (Письмо Минфина России от 27.01.2023 N 03-03-06/1/6339). Следовательно, расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N 92.
Если заключили с работником договор аренды автомобиля с экипажем, арендные платежи учитывайте для налога на прибыль, облагайте НДФЛ, а взносами облагайте только услуги по управлению автомобилем. Расходы на ГСМ, возмещенные работнику, для налога на прибыль учитывайте полностью, НДФЛ и взносы не начисляйте (ст. ст. 41, 420 НК РФ, Письмо Минфина от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649).
07.12.2023
