Вопрос: Работница сменила фамилию, паспортные данные и адрес. Необходимо ли вносить изменения в Трудовой договор?
Ответ: Если сотрудник поменял фамилию, нужно внести изменения в следующие кадровые документы:
- трудовую книжку (в случае ее ведения);
- трудовой договор.
Для этого запросите у сотрудника письменное заявление о внесении изменений в кадровые документы, а также подтверждающие документы (например, свидетельство о регистрации брака, паспорт). Форма заявления произвольная.
На основании представленных документов издайте приказ о внесении изменений в кадровые документы. Форма такого приказа не установлена, составьте его произвольно.
В случае ведения трудовой книжки внесите изменения записи о фамилии: на титульном листе одной чертой зачеркните прежние данные и впишите новые. Реквизиты подтверждающих документов укажите на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их нужно заверить подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы (при наличии печати) (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Изменения в трудовой договор вносятся по усмотрению работодателя, поскольку такая обязанность не установлена в законе. Внесите эти сведения непосредственно в текст договора либо оформите дополнительное соглашение с указанием в нем новых персональных данных работника, а также даты, с которой изменения вступают в силу.
Изменение фамилии работника не является основанием для подачи сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено.
Вместе с тем фамилия работника в форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 37 Порядка заполнения ЕФС-1).
При смене фамилии номер СНИЛС в СФР не изменяется. Однако необходимо подать заявление, чтобы фонд изменил фамилию застрахованного лица в общей части его индивидуального страхового счета. Заявление подается по форме АДВ-2, утвержденной Приказом СФР от 30.10.2023 N 2153. Подать его работник может сам либо через вас, как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 19, 20 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах).
Таким образом, трудовой договор при смене фамилии, адреса и паспортных данных и других данных остается действительным. Но если хотите, оформите дополнительное соглашение.
