Вопрос: В апреле у нас на предприятии будет проверка трудовой инспекцией. Наличие журнала регистрации трудовых договоров, журнала регистрации кадровых приказов является обязательным? Если у нас этого нет, то чем нам это грозит?
Ответ: По общим правилам ведения делопроизводства регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться:
- все виды приказов по личному составу;
- документы, являющиеся основанием к приказам по личному составу (заявления работников, докладные записки, представления);
- уведомления работников (особенно те, которые связаны с изменениями условий трудового договора);
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- личные дела работников;
- трудовые книжки работников;
- справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
- и многие другие документы.
Применяется три способа регистрации документов: журнальный, карточный и электронный. Обязательность регистрации некоторых кадровых документов в журнальной форме установлена нормативными правовыми актами (например, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) или локальными нормативными актами организации (например, Инструкцией по ведению делопроизводства организации). Журнальная форма применяется в кадровом делопроизводстве и для регистрации документов, и для учета личного состава. Количество журналов (книг учета), ведущихся внутри организации, напрямую зависит от специфики ее деятельности. Сколько журналов регистрации кадровых документов необходимо иметь решается в каждой организации самостоятельно. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу в бумажном виде законодательством не установлена. Однако при проверках органами контроля специалисты могут потребовать именно журналы учета. Поэтому при подготовке к проверке следует привести в соответствующий вид журналы учета. На обложке (титульном листе) журнала ставится дата его заведения. В зависимости от числа граф на страницах журнала применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. Данные об ответственном за ведение журнала работнике могут быть приведены на обложке. Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На последней странице книги или журнала делается заверительная надпись. Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.
