Отпуск авансом

Предоставление отпуска авансом имеет свою особенность: работник еще "не заработал" дни отпуска, в который намерен уйти. Право на отпуск за первый год работы возникает после того, как работник проработал у работодателя шесть месяцев непрерывно (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Если есть соглашение сторон, оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и ранее этого срока (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

НО! Есть категории работников, которым по заявлению отпуск предоставляется авансом до истечения шести месяцев непрерывной работы. Так, отдельным категориям работников, указанным в ч. 3 ст. 122 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск до истечения 6 месяцев непрерывной работы:

женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;
несовершеннолетним (в возрасте до 18 лет);
лицам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
мужу - в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
совместителю - одновременно с отпуском по основной работе.

По мнению Минтруда России, работники, которые имеют трех и более детей, к ним не относятся. В данном случае требуется соглашение сторон (Письмо от 18.10.2023 N 14-6/ООГ-6552).

Отпуск авансом может предоставляться и работнику, который работает не первый год, например, когда в текущем рабочем году, за который ему положен отпуск, он берет больше дней отпуска, чем фактически "заработал".

Предоставление работникам отпуска в удобное для них время по истечении 6 месяцев работы:

отозванным из ежегодного оплачиваемого отпуска;
одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
имеющим трех и более детей в возрасте до 18 лет до достижения младшим из детей возраста 14 лет;
работникам в возрасте до 18 лет;
инвалидам войны;
ветеранам боевых действий;
супругам военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих;
почетным донорам России;
Героям Советского Союза, Героям России, полным кавалерам ордена Славы;
гражданам, получившим или перенесшим лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также отдельным категориям граждан - инвалидам вследствие чернобыльской катастрофы.

Отпуск через шесть месяцев после трудоустройства и непрерывной работы у данного работодателя разрешается взять на 28 календарных дней. Если есть соглашение сторон о разделении отпуска, его могут предоставить по частям. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 115, ч. 2 ст. 122, ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

По мнению Минтруда России, в связи с тем, что ТК РФ не содержит требования по количеству других частей отпуска, их продолжительности, а также дня (рабочего или выходного) начала отпуска, эти вопросы могут быть разрешены соглашением работодателя и работника (Письмо Минтруда России от 08.07.2021 N 14-2/ООГ-6477).

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (графиком отпусков), установленной у данного работодателя (ч. 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).

Еще одну особенность нужно учесть в ситуации, когда работник, отгуляв отпуск авансом, увольняется до окончания своего рабочего года. У работодателя по общему правилу в таком случае возникает право на удержание из зарплаты работника выплаченных отпускных (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ, Письма Минтруда России от 09.04.2020 N 14-2/В-395, от 27.03.2020 N 14-2/В-321).

Расчет отпуска авансом

Какие-либо особенности расчета и выплаты отпускных при предоставлении ежегодного отпуска авансом законом не предусмотрены. Выплата отпускных производится не позже, чем за три дня до начала отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). В данной статье ТК РФ не определено, какие дни учитывают при расчете — календарные или рабочие. Роструд указал, что срок для оплаты отпускных исчисляется в календарных днях (Письма от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1). По мнению ведомства, при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата производится накануне этого дня или раньше.

На время ежегодного отпуска за работником сохраняется средний заработок. Это следует из ст. 114 ТК РФ. Чтобы рассчитать средний заработок, нужно средний дневной заработок работника умножить на количество дней (календарных или рабочих) ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Это следует из абзаца 4 пункта 9 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

К видам выплат, которые учитывают при определении среднего заработка для расчета отпускных, относятся все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от их источников (ч. 2 ст. 139 ТК РФ, абз. 1 п. 2 Положения от 24.12.2007 № 922).

В базу для расчета отпускных не включают выплаты социального характера и другие выплаты, не относящиеся к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда (п. 3 Положения от 24.12.2007 № 922, письмо Минтруда РФ от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105). Кроме того, в базу не включают суммы выплат за определенные периоды, в частности, средний заработок, выплаченный работнику за дни ежегодного отпуска, поскольку эти дни исключаются из расчетного периода (пп. «а» п. 5 Положения от 24.12.2007 № 922, письмо Минтруда РФ от 15.04.2016 № 14-1/В-351).

Средний дневной заработок определяется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы работника за расчетный период на 12 и на 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 положения). Указанные числа имеют следующие значения:

12 — количество календарных месяцев расчетного периода, предшествующего месяцу, в котором работник планирует взять отпуск (ч. 3, 4 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения от 24.12.2007 № 922). Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца (в феврале — по 28-е (29-е) число) включительно (ч. 3 ст. 139 ТК РФ);
29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Другой порядок расчета среднедневного заработка установлен для работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в рабочих днях. К ним относятся лица, заключившие трудовые договоры на срок до двух месяцев либо для выполнения сезонных работ (ст. 291, 295, ч. 5 ст. 139 ТК РФ). В этом случае нужно сумму фактически начисленной зарплаты разделить на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ч. 5 ст. 139 ТК РФ, п. 11 Положения от 24.12.2007 № 922).

Если работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней за расчетный период или этот период состоял из времени, которое исключается из расчетного периода, средний заработок рассчитывают по-другому.

Его определяют исходя из суммы зарплаты, фактически начисленной за предыдущий период, равный расчетному (п. 6 Положения от 24.12.2007 № 922). Аналогичное мнение изложено в письме Минтруда РФ от 25.11.2015 № 14-1/В-972.

В ситуации, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления отпуска, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки или оклада (п. 8 Положения от 24.12.2007 № 922).

Отпуск авансом при увольнении

Если на дату увольнения у работника имеются неотработанные дни отпуска, то есть отгулять ему дали авансом, то излишне выплаченные деньги при соблюдении определенных условий работодатель может удержать с выплат, причитающихся работнику. Для удержания не потребуется заявление от сотрудника или его согласие.

Возможность удержать излишне выплаченные отпускные зависит от двух обстоятельств:

от причины увольнения. При увольнении по большинству оснований сумму отпускных, приходящуюся на неотработанные дни отпуска, удержать можно. Но есть такие основания для прекращения трудового договора, при увольнении по которым удержание за неотработанные дни отпуска запрещено (ч. 2 ст. 137 ТК РФ);
от величины удержания. Сумму излишне выплаченных отпускных удерживают из выплат, причитающихся работнику при увольнении. Есть такие выплаты, из которых удерживать отпускные нельзя (ч. 4 ст. 138 ТК РФ). К ним относятся: возмещение командировочных расходов по авансовому отчету, компенсация за использование личного имущества работника (пп. «а», «б» п. 8 ч. 1 ст. 101 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ).

Размер всех удержаний, производимых по решению работодателя, не может превышать 20 процентов выплаты, оставшейся после удержания НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852). И если сумма отпускных не превышает это ограничение, то в большинстве случаев ее можно удержать.

Но при наличии в отношении работника исполнительных документов удержать с него излишне выплаченные отпускные, скорее всего, не удастся, даже если отпускные не превышают 20-процентное ограничение и нет других сумм, удерживаемых с работника по решению работодателя.

Если при увольнении у работодателя не получается удержать сумму излишне выплаченных отпускных, можно предложить работнику добровольно погасить задолженность.

Взыскать с него эту сумму в судебном порядке нельзя (Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за III квартал 2013 год, Определение Верховного Суда РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, письмо Минтруда РФ от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784).

Приказ об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении составьте в произвольной форме (нормативной нет). Он не обязателен по закону, но будет полезен, в частности, чтобы зафиксировать причины и размер удержания из зарплаты работника. В нем укажите:

Ф.И.О. работника, из заработной платы которого производите удержание;
период отпуска, за неотработанные дни которого производите удержание;
количество дней отпуска, за которые удерживаете излишне выплаченные отпускные;
сумму удержания.

С приказом рекомендуем ознакомить под подпись тех, кого он касается.

Отпуск авансом за следующий год

Для работодателя рискованно предоставлять ежегодный отпуск авансом за будущий рабочий год (ст. 115 ТК РФ, письма Минтруда РФ от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).

Если дать работнику лишние дни отпуска в текущем рабочем году, в следующем рабочем году он может потребовать предоставить ему полагающийся ежегодный отпуск полной продолжительности, установленной законом. И у работодателя не будет достаточных оснований, чтобы его не предоставлять. Ведь законом не предусмотрено уменьшение длительности отдыха из-за того, что в предыдущем году работник ушел в отпуск на период, больше положенного.

Кроме того, если работник уволится раньше, так и не заработав ежегодный оплачиваемый отпуск, есть риск, что не получится удержать выданные авансом отпускные у него из зарплаты. Может попросту не быть необходимой для удержания суммы.

С уважением,
Специалисты Линии консультаций

Статью подготовила:
Новосёлова С.Л.
Руководитель Линии консультаций
24.06.2024